Crea una plantilla para tus cronogramas con Excel

Una de las herramientas clave, y de las más útiles y rentables, para la gestión de proyectos en el cronograma. A través de él, se especifica, de manera visual, la secuencia de actividades que tendrán lugar durante la realización del proyecto.

Los cronogramas constituyen una herramienta imprescindible para la planificación y organización tanto de las fases del proyecto, a nivel general, como de jornada laboral, a nivel individual.

Este recurso gráfico, presenta una serie de ventajas a las organizaciones, entre las que destaca su facilidad tanto a la hora de crearlo como en el momento de interpretarlo. Y es que, cada vez existen más programas tecnológicos que facilitan el diseño de los cronogramas, y que permiten visualizar fácilmente los datos más relevantes sobre el proyecto y su evolución, proporcionando una información clara de todo el proceso.

Entre la gran cantidad de softwares que puedes utilizar para elaborar tus propios cronogramas, se encuentra una herramienta básica muy utilizada en el mundo empresarial. Se trata de Excel, uno de los programas básicos de Microsoft.

Pasos para elaborar tu cronograma con Excel

Existen muchos tipos de cronogramas, cada uno de ellos con una apariencia diferente y una metodología concreta para su diseño. Sin embargo, uno de los más sencillos a la hora de confeccionarlo, es el diagrama de Gantt.

Puedes elaborar un cronograma tipo, siguiendo los pasos para crear un cronograma de Gantt, y guardarlo como plantilla, de tal forma que te sirva de base para el resto de proyectos.

Disponer de esta plantilla, además de servirte de guía a la hora de planificar y distribuir las tareas en el resto de tus proyectos, te ayudará a reducir el tiempo empleado en la planificación de cronogramas. Sin embargo, para que la plantilla sea eficiente y rentable, es preciso evitar una serie de errores a la hora de diseñarla, como olvidarte de información básica.

Crear una plantilla con Excel para reutilizarla y adaptarla a tus nuevos proyectos es muy sencillo, siempre que sigas los siguientes pasos:

Crea el archivo. Crea un nuevo documento de Excel y guárdalo con el nombre de “plantilla cronograma” para identificarlo sin problema.
Inserta el logo. Inserta en las primeras filas y columnas el logo de tu empresa, para personalizarlo.
Incluye el nombre del proyecto y la fecha de inicio y fin. Un par de filas por debajo, selecciona y combina varias celdas para incluir un apartado con el título de “proyecto” donde sobreescribir el nombre de los futuros proyectos. También conviene identificar la fecha de inicio y fin de proyectos, para que esta información esté siempre visible. Puedes configurar la apariencia para que estos datos aparezcan en todas las páginas.
Define las tareas. Identifica cada una de las acciones. Una vez definidas, en la primera columna escribe el encabezado de “Tareas” o “Actividades” y describe cada acción en una fila diferente.
Identifica los recursos. En la segunda columna, escribe el título de “Recursos” y describe cada uno de los recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. La actividad y los recursos deben coincidir en el número de fila. Si la lista es larga o necesitas aclarar detalles, puedes insertar un objeto, un archivo en pdd, por ejemplo.
Asigna a un responsable. Es importante que todo el mundo tenga claro quién es el responsable de cada tarea, para poder ponerse en contacto con esta persona en caso necesario. Crea una nueva columna con el encabezado de “responsable” y señala, en cada fila, a la persona encargada de cada actividad.
Señala los intervalos de tiempo. Además de crear las columnas con la fecha de inicio y fin de cada tarea, deberás crear diferentes columnas donde se refleje el calendario, con los días, semanas y/o meses que dure el proyecto, y señalar, rellenando cada celda con color, la duración de cada actividad.
Diferencia cada fase. Puedes diferenciar las fases utilizando colores diferentes o separando cada fase con una fila de color.
Anotaciones y comentarios. Crea una columna para comentar incidentes o aclaraciones. Si la duración del proyecto es larga, incluye esta columna antes del calendario, así se visualizará mejor.