El cronograma de actividades: herramienta clave en project management

Independientemente del tamaño o el alcance del proyecto, el cronograma de actividades debe ser una parte de su gestión. Se trata de una de las mejores referencias para la toma de decisiones y el control de cualquier iniciativa, a disposición del Project Manager.

¿Qué es el cronograma de actividades?

El cronograma de actividades es una especie de calendario que permite al Project Manager conocer:

1. El momento en que cada actividad se debe llevar a cabo.
2. Las tareas que ya se han completado.
3. La secuencia en que cada fase tienen que ser ejecutada. 

No obstante, hay que tener en cuenta que la precisión de esta herramienta de gestión de proyectos dependerá de la diligencia con que se lleven a cabo las actualizaciones. 

Debido a la incertidumbre que implica cualquier proyecto, el cronograma de actividades se ha de revisar periódicamente, de forma simultánea al transcurso de la ejecución. Revisar el contenido de este calendario y ponerlo al día es necesario ya que siempre pueden identificarse nuevos riesgos o surgir la necesidad de cambios. Esta herramienta, en manos del Project Manager transforma el proyecto de una simple visión a un plan minucioso y basado en el tiempo.

Cronograma de actividades: sus principales utilidades

El cronograma de actividades cuenta con muchas ventajas para la gestión, entre las que cabría destacar:

• Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas y cada una de las actividades que componen el proyecto.
• Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que se pueda alcanzar la meta del proyecto de manera óptima.
• Facilita la evaluación de la manera en que cada retraso puede afectar a otras actividades y a los resultados finales. Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma que se puede proceder a su reasignación a otras tareas o proyectos.
• Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Intentar gestionar un proyecto sin apoyarse en una herramienta como el cronograma de actividades es casi como avanzar con los ojos cerrados ya que, sin la visión y claridad que aporta la toma de decisiones pierde objetividad y el nivel de riesgo aumenta considerablemente.

¿Cómo se hace un cronograma de actividades?

Existen muchas metodologías que sirven de base para la elaboración del cronograma de actividades. Para elegir cuál es la más indicada en cada caso, habrá que atender a las características concretas del proyecto y sus necesidades. Así, por ejemplo, se pueden aplicar los métodos del Diagrama de Gantt, CPM - Pert o algún tipo de análisis de redes, en función de su creciente complejidad. 

Pasos a seguir para hacer un cronograma de actividades

Los pasos a seguir para la elaboración de un cronograma de actividades son:

PASO 1. Recogida de información básica necesaria

En cualquier caso, la información necesaria para la elaboración de un calendario de este tipo ha de ser, como mínimo:

• Descripción del alcance del proyecto: permite determinar las fechas de inicio y final clave, los principales supuestos detrás del plan, así como las limitaciones y restricciones clave. También puede incluir expectativas de los interesados, que a menudo determinan los hitos del proyecto.
• Lista de actividades y necesidades de recursos: es importante determinar si hay otras restricciones a tener en cuenta en el desarrollo de la programación. La comprensión de las capacidades de los recursos unida a la experiencia profesional del Project Manager ayudará a conocer qué factores o circunstancias (vacaciones, días libres, etc.) pueden afectar al cronograma de actividades y, por tanto, al proyecto.
• Calendarios personales y de proyecto: en la programación del proyecto se ha de incorporar la información relativa a los días laborables, los turnos, y la disponibilidad de los recursos.
• Riesgos del proyecto: su identificación y comprensión es necesaria para planear cada actividad con tiempo suficiente para hacer frente y responder a los riesgos identificados, pero calculando la posible aparición también de riesgos no identificados previamente.

Conocer toda esta información antes de la elaboración del cronograma de actividades de proyecto, permite incrementar la flexibilidad al máximo, omitiendo el riesgo. 

PASO 2. Estructuración de la información en el cronograma de actividades de proyecto en base a la metodología elegida

Con estos datos en la mano, el Project Manager puede comenzar la elaboración del calendario en base a la aplicación de alguna de las metodologías de gestión de proyectos.

• Diagrama de Gantt o Pert: facilitan la creación de una representación gráfica de las actividades del proyecto, el tiempo que se tardan en completar y la secuencia en que se deben ejecutar. Mientras que el Diagrama de Gantt es la herramienta idónea para cualquier tipo de proyecto, muy recomendable para los más sencillos, Pert proporciona excelentes resultados cuando la complejidad aumenta.
• Camino Crítico: permite buscar y calcular, de entre todas las actividades que se deben completar, la o ruta crítica a tomar. Este camino hace posible completar el proyecto en el menor tiempo posible ya que se determina en función de los cálculos de los plazos más tempranos y más ajustados posibles de inicio y fin para las actividades del proyecto, estimando las dependencias entre ellas.
• Fast tracking: este método se basa en la reordenación de las actividades que permite llevar a cabo un trabajo más paralelo. De esta forma, se sustituyen las secuencias por simultaneidad de forma que, actividades que normalmente se llevarían a cabo una tras otra, se ejecutan al mismo tiempo al aplicar esta técnica. Hay que tener en cuenta que, además de la intensidad en recursos que exige, la aplicación de esta metodología aumenta el riesgo ya que disminuye la capacidad de hacer frente a los cambios.

Es importante que, desde el momento de recopilación de la información necesaria para crear el cronograma de actividades, hasta su representación gráfica, siguiendo cualquiera de los métodos propuestos, se cuente con la participación de representantes de los grupos de interés, cuya visión, además de enriquecer la planificación, evitará perder el tiempo más adelante en efectuar revisiones e introducir cambios que se podrían haber previsto.

PASO 3. Seguimiento y evaluación del cronograma de actividades

Una vez que ha esbozado el esquema básico del cronograma de actividades, es necesario revisarlo para asegurarse de que cada actividad está alineada con los recursos necesarios para su ejecución, tanto humanos, como materiales y temporales. Además, durante la ejecución de proyecto será necesario continuar con el seguimiento. Para llevar a cabo esta tarea se pueden aplicar cualquiera de las siguientes herramientas:

• Método de la cadena crítica: ayuda a evitar errores en materia de disponibilidad de recursos. Este método planea actividades utilizando sus últimas posibles fechas de inicio y fin, añadiendo más tiempo entre cada una de ellas, que luego podrá utilizarse para gestionar las interrupciones de trabajo.
• Análisis what if: este método compara y mide los efectos de diferentes escenarios en un proyecto. Utiliza simulaciones para determinar los efectos de varios supuestos adversos o nocivos, como el que los recursos que no están disponibles a tiempo o que surjan retrasos en unas u otras áreas del proyecto. En base a esos datos se pueden medir y planear los riesgos que presenta cada uno de los escenarios para preparar la toma de decisiones.
• Nivelación de recursos: consiste en reorganizar la secuencia de actividades para hacer frente a la posibilidad tener que afrontar el que los recursos necesarios no estén disponibles. También resulta de gran utilidad para asegurarse de que los recursos no se someten a una demanda excesiva. Si al aplicar este método se observa que los recursos están disponibles sólo en cantidades limitadas, será necesario aplicar cambios en el cronograma de actividades para asegurar que las actividades más críticas tengan suficientes recursos.

Herramientas para la elaboración del cronograma de actividades

Hoy día, gracias a las nuevas tecnologías, la elaboración y control de cronogramas es mucho más fácil. Existen en el mercado software variados, tanto libres como de pago, que te pueden ayudar en esta tarea. Algunos de ellos han sido creados con este fin, basándose, incluso, en algunos de estos métodos, mientras que otros se pueden adaptar para crear estos gráficos. Entre los programas más populares, cabe destacar:

• Project libre. Con este programa gratuito podrás crear tus cronogramas de manera fácil e intuitiva. Esta aplicación también permite definir las tareas y subtareas del proyecto y distribuir la secuencia de actividades, señalando el inicio y fin de cada una. Este software ofrece la posibilidad de comparar la planificación inicial y final, para observar y analizar los cambios producidos.
• Microsoft Project es uno de los tipos de software más completos. Este programa de pago no sólo facilita el diseño de cronogramas de Gantt o Pert, también se puede utilizar para secuenciar las tareas según el método de la cadena crítica.
• Gantt Project. Esta sencilla aplicación facilita la creación de diagramas de Gantt. A través de ella se puede definir las tareas de un proyecto y distribuirlas en el calendario. Además, el software permite distribuir las actividades por equipos o recursos y visualizar las relaciones existentes entre las tareas. El Gantt project ofrece la posibilidad de obtener un Diagrama de Pert asociado al proyecto.

¿Cómo se hace un cronograma de actividades en Excel? 

Para la elaboración del cronograma de actividades con esta conocida aplicación de Office, se recomienda optar por la simplicidad. Esta máxima deberá aplicarse desde el principio. Así, a la hora de elegir metodología, conviene optar por Gantt.

El paso a paso de creación de esta herramienta no entraña dificultad:

1. Elige para tu archivo en Excel un nombre representativo del proyecto en el que trabajas.
2. Identifica el proyecto o la empresa, aprovechando los colores a tu disposición o, incluso, insertando logos o imágenes.
3. Selecciona la fecha de inicio y fin del proyecto y asegúrate de que aparezca en todas las páginas.
4. Define actividades y tareas. Acompáñalas de descripciones claras, así como de una fecha de inicio y finalización.
5. Reserva una columna para los recursos necesarios en cada caso.
6. Nombra responsables y roles.
7. Deja espacio para tus anotaciones.

Puedes encontrar una plantilla Excel para cronograma de actividades online. Utilizarla te simplificará mucho el trabajo.

¿Qué factores hay que tener en cuenta para elaborar un cronograma de actividades?

Los proyectos no avanzan por sí solos. Incluso en aquellos casos en los que la improvisación tenga mayor margen, es fundamental elaborar una lista en la que se fijen las tareas a realizar y sus respectivos tiempos de ejecución. Esta lista, conocida como cronograma de actividades, suele ser la base para la ejecución de cualquier proyecto o plan empresarial. De su adecuada proyección y diseño dependerá el cumplimiento de cada una de las fases propuestas. 

Sin embargo, pese a que se trata de una herramienta ampliamente conocida y empleada con asiduidad, su diseño no siempre resulta una tarea fácil. Los factores a tener en cuenta al iniciar esta tarea tienen que ver con:

1. Variedad y complejidad de las tareas. Cuanto más detallada sea dicha descripción, mejores resultados se obtendrán. Incluso, en los casos de tareas complejas, es recomendable dividir dicho apartado en actividades complementarias.

2. Plazos disponibles. Para no incurrir en cálculos desproporcionados, se recomienda aplicar la experiencia en proyectos similares; en caso de que no existe experiencia, una opción es consultar a fuentes especializadas. El objetivo es que, al final de esta fase, el líder del proyecto tenga un tiempo de cada tarea y un tiempo global, dos cálculos que le servirán para trazar la estructura de todo el plan.

3. Relación entre tareas. El análisis de las tareas requiere de un matiz importante: la definición de aquellas de carácter simultáneo y, por el contrario, las que no pueden realizarse hasta la finalización de las que le preceden. Estos datos son de gran relevancia, pues de ellos, por lo general, se desprenden formas para optimizar los plazos de ejecución.

4. Restricciones. Los plazos, a su vez, también tienen condicionantes, como por ejemplo cuando se trata de aquellas tareas que sólo se pueden realizar en determinados momentos o que están sujetas a factores externos (una reunión con un cliente, una fecha específica, etc). Este dato también ayudará a tener un mejor panorama de los plazos generales del proyecto y ayudará a optimizar cada una de sus fases.

5. Recursos disponibles. En este punto se trata de definir las personas, los materiales o los medios económicos con el que se cuenta para la ejecución del proyecto. Si se adjudica el coste económico a cada etapa, el cronograma servirá como base para la elaboración del presupuesto, otra de las herramientas indispensables en la fase previa de cualquier plan de empresa. En algunos casos, sin embargo, no es posible obtener el dato del coste de una tarea, pues es posible que el mismo se defina a lo largo del proceso.

Finalmente, es indispensable abrir un apartado para la verificación de los tiempos y de la calidad de las tareas realizadas. Esto permitirá la pronta identificación de fallos y la implementación de mejoras o cambios. Se trata de un aspecto importante a tener en cuenta y que no debería falta en la elaboración de un cronograma de actividades.