Organizar el cronograma de actividades con el Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta de gestión de actividades dirigida a proyectos con numerosos componentes y miembros. Algunos teóricos del marketing suelen emplearlo para estrategias que impliquen más de 25 acciones. Su característica principal consiste en fijar el origen y el final de las unidades de trabajo de un proyecto y su relación con el grupo que las ejecuta, lo cual aumenta la eficacia de las tareas y permite un mayor control sobre los procesos. Gráficamente, el diagrama de Gantt se puede expresar a través de dos ejes: uno vertical, en el que se establecen las actividades; y otro horizontal, con los plazos estimados.
Cómo emplear un diagrama de Gantt. Pasos básicos
Antes de representar el proyecto bajo el modelo Gantt, es indispensable que todos los miembros del grupo de trabajo conozcan sus fases, elementos y objetivos. De lo contrario, la planificación que ofrece este método no tendrá el efecto esperado. En términos prácticos, el diagrama de Gantt es una forma de clarificar las tareas propuestas, los responsables de cada una y los plazos para llevarlas a cabo. Ofrece la doble posibilidad de crearlos con un programa software o a través de un dibujo a mano. Veamos los pasos previos a la representación de un proyecto con el diagrama de Gantt.
1. Identificación de tareas
Lo más recomendable es hacer un listado con todas las actividades previstas en la ejecución del proyecto y luego ordenarlas. La idea es crear la columna vertebral del proceso. En esta fase también se requiere definir el tiempo que el grupo tardará en ejecutar cada tarea.
2. Tiempo total
La suma de esas tareas parciales arrojará un tiempo estimado del total del proyecto. Este valor debe expresarse en la parte baja del diagrama a través de un eje horizontal. Aunque debe ser lo más fiel a la realidad, el tiempo total no puede ser una camisa de fuerza; al contrario, es preciso que deje cierto margen para las eventualidades que puedan surgir durante la ejecución del proyecto.
3. Relación de tareas
Hecho esto, el próximo paso es trazar una línea perpendicular al eje del tiempo total del proyecto con cada una de las tareas. Deben estar distribuidas en orden de ejecución. A continuación, se debe relacionar cada tarea con su plazo. Algunos gestores de proyectos se inclinan por destacar unas actividades frente a otras y resaltarlas con colores.
4. Incluir aportes
La intersección de tareas y tiempo creará una cuadrícula en el centro del diagrama en la que se podrán realizar anotaciones respecto a esa acción en concreto. Cada gestor decidirá qué tipo de información incluye allí.
5. Incluir un indicador
Además, para la supervisión general del proyecto, se recomienda incluir un marcador vertical que muestre su evolución. Si el diagrama está colgado de una pared, este marcador puede ser una cinta adhesiva, unos clavos o unos imanes que permitan visualizar el estado de cada fase. En el momento en que estos marcadores tengan la misma extensión que el eje de las tareas, el proyecto habrá concluido.
6. Otras variables
Si las cuadrículas creadas a partir de los ejes tareas-tiempo no son suficientes, el gestor de un proyecto tiene la posibilidad de incluir una tercera columna en la que se añadan otros elementos relativos al proceso, como por ejemplo habilidades, certificaciones o talentos a tenerse en cuenta para determinadas fases.
