Errores a evitar en la plantilla de cronograma de proyecto
Encontrar una plantilla de cronograma para facilitar la gestión de un proyecto no resulta demasiado complicado. Internet cuenta con infinidad de opciones, en todos los idiomas, para proyectos de todo tipo. Dentro de los archivos de la propia organización también es posible hallar plantillas de cronograma utilizadas en proyectos anteriores, con mayor o menor detalle. Sin embargo, no todas dan el mismo resultado.
Los fallos más frecuentes en una plantilla de cronograma
Conocer los recursos disponibles, los plazos permitidos y las restricciones aplicables es tan importante, a la hora de crear la plantilla de cronograma de proyecto, como entender las dependencias entre las diferentes actividades. Además, conviene evitar los siguientes errores:
- Falta de identificación: la plantilla de cronograma ha de aportar la información suficiente acerca del proyecto para el que se ha diseñado, su autor y la fecha de creación. Las fechas de las revisiones posteriores y nombres de quienes se encargaron de introducir las modificaciones también deben incluirse.
- Mala planificación: si el responsable de diseñar la plantilla de cronograma es un mal planificador o le faltan conocimientos para desarrollar la secuenciación de actividades, toda la programación de proyecto se verá afectada, perdiendo eficiencia desde la raíz y con grandes posibilidades de originar problemas durante la ejecución de proyecto.
- Nivel inadecuado de detalle: ni mucho, ni demasiado poco. A veces quien elabora la plantilla de cronograma peca de un esquematismo exagerado, que impide comprender la información que en esta herramienta de gestión de proyecto se recoge. Tan grave es este error como el opuesto. Cuando la plantilla de cronograma se sobrecarga de información pierde utilidad al obligar a emplear más tiempo para su interpretación, al ser necesario filtrar lo prioritario de lo accesorio.
- Falta de lógica: en lo concerniente a las relaciones e interdependencias entre tareas, que deben ser programadas de forma coherente y siempre atendiendo a una visión general del proyecto.
- Ausencia de amortiguadores: son el mejor plan de contingencia y debe tenerse en cuenta a la hora de diseñar la plantilla de cronograma. Si se va a utilizar una existente, es preciso asegurarse de que se han contemplado estos buffers que asegurarán una prevención eficaz de posibles retrasos en las entregas.
- Errores de cálculo: en cuanto a las horas que se necesitan para realizar una tarea y la disponibilidad de recursos en esa fase del proyecto. Si la mano de obra que se requiere para completar la actividad no está disponible, o no en su totalidad, hará falta añadir horas y ampliar la duración estimada en la plantilla de cronograma, de otra forma se dará lugar a confusiones.
Por supuesto, para que la plantilla de cronograma resulte un apoyo óptimo a la gestión de proyecto debe estar sujeta a actualizaciones cuando sea conveniente, por lo que deberá ser revisada de forma periódica o, al menos, cada vez que sea preciso introducir un cambio, ya que cualquier modificación, por pequeña que sea, puede afectar al conjunto.
