Herramientas para elaborar el cronograma de actividades de un proyecto
El cronograma de actividades es un instrumento esencial para la gestión del tiempo. El uso de esta herramienta te ayudará a planificar una adecuada distribución de las tareas, secuenciar las actividades y estimar correctamente el tiempo de duración de cada una, para cumplir con los plazos establecidos. Sin embargo, esta herramienta gráfica no sólo facilita la organización de las actividades, también favorece el desarrollo, seguimiento y control de cada una de las tareas que componen el proyecto.
Como gerente de proyectos, es necesario que conozcas los métodos, técnicas y herramientas de gestión que te puedan ayudar a planificar el tiempo de manera eficaz y construir cronogramas de actividades claros y efectivos.
Métodos para una eficaz gestión del tiempo
Existen diferentes métodos de gestión de los que te puedes servir para planificar y distribuir el tiempo de tus proyectos y elaborar el cronograma de actividades. La selección de una u otra metodología dependerá de las características y necesidades propias del proyecto, así como de otros factores, como tu dominio y conocimiento del método.
Tres de los métodos más populares y eficaces para la gestión de proyectos son:
Diagrama de Gantt.
Es uno de los más utilizados, quizá debido a su sencillez. Esta herramienta, útil para cualquier tipo de proyectos, se compone de dos ejes, uno vertical y otro horizontal, donde se señala por un lado las actividades y por otro el tiempo del proyecto. El cronograma de Gantt refleja, a través de diagramas de barra horizontales, la distribución y duración de cada una de las tareas del proyecto.
Diagrama de Pert
Este método es más recomendado cuando la complejidad del proyecto es mayor y un complemento ideal para otras metodologías. A través de este método se descomponen el proyecto en tareas, cuya secuencia y relación se plasma por medio de símbolos denominados grafos.
Método de la cadena crítica
La cadena crítica es uno de los métodos más novedosos pero muy efectivo. Este método se caracteriza por definir los plazos mínimos para finalizar un proyecto e identificar las restricciones que los afectan. A través de la cadena crítica se introduce una serie de amortiguadores o buffers, cuyo fin es proteger el proyecto.
Herramientas para la elaboración de tu cronograma
Hoy día, gracias a las nuevas tecnologías, la elaboración y control de cronogramas es mucho más fácil. Existen en el mercado software variados, tanto libres como de pago, que te pueden ayudar en esta tarea. Algunos de ellos han sido creados con este fin, basándose, incluso, en algunos de estos métodos, mientras que otros se pueden adaptar para crear estos gráficos. Entre los programas más populares, cabe destacar:
- Project libre. Con este programa gratuito podrás crear tus cronogramas de manera fácil e intuitiva. Esta aplicación también permite definir las tareas y subtareas del proyecto y distribuir la secuencia de actividades, señalando el inicio y fin de cada una. Este software ofrece la posibilidad de comparar la planificación inicial y final, para observar y analizar los cambios producidos.
- Microsoft Project es uno de los software más completos. Este programa de pago no sólo facilita el diseño de cronogramas de Gantt o Pert, también se puede utilizar para secuenciar las tareas según el método de las cadena crítica.
- Gantt Project. Esta sencilla aplicación facilita la creación de diagramas de Gantt. A través de ella se puede definir las tareas de un proyecto y distribuirlas en el calendario. Además, el software permite distribuir las actividades por equipos o recursos y visualizar las relaciones existentes entre las tareas. El Gantt project ofrece la posibilidad de obtener un Diagrama de Pert asociado al proyecto.
