Factores a considerar para elaborar tu cronograma de actividades

Los proyectos no se echan a andar por sí solos. Incluso en aquellos casos en los que la improvisación tenga mayor margen, es fundamental elaborar una lista en la que se fijen las tareas a realizar y sus respectivos tiempos de ejecución. Esta lista, conocida como cronograma de actividades, suele ser la base para la ejecución de cualquier proyecto o plan empresarial. Y, por eso mismo, de su adecuada proyección y diseño dependerá el cumplimiento de cada una de las fases propuestas. Sin embargo, pese a que se trata de una herramienta ampliamente conocida y empleada con asiduidad, su diseño no siempre resulta una tarea fácil. Las variantes que pueden aparecer en el proceso suelen estar relacionadas con el número de tareas, los miembros que hacen parte del grupo de trabajo, los recursos con los que se cuenta, los objetivos del proyecto e, incluso, las expectativas del cliente o destinatario. Aun así, existe una especie de canon sobre cuáles deben ser los pasos previos al diseño de un cronograma de actividades de un plan de empresa o negocio:

1. Definición de tareas:

En este primer paso se definen todas aquellas actividades que se realizarán dentro de la ejecución del proyecto. Entre más detallada sea dicha descripción, mejores resultados se obtendrán. Incluso, en los casos de tareas complejas, es recomendable dividir dicho apartado en actividades complementarias.

2. Definición de tiempos:

Con las tareas identificadas, el siguiente paso es asignar a cada una de ellas un tiempo de ejecución razonable. Para no incurrir en cálculos desproporcionados, se recomienda aplicar la experiencia en proyectos similares; en caso de que no existe experiencia, una opción es consultar a fuentes especializadas. El objetivo es que, al final de esta fase, el líder del proyecto tenga un tiempo de cada tarea y un tiempo global, dos cálculos que le servirán para trazar la estructura de todo el plan.

3. Relación entre tareas:

Sin embargo, el análisis de las tareas requiere de un matiz importante: la definición de aquellas de carácter simultáneo y, por el contrario, las que no pueden realizarse hasta la finalización de las que le preceden. Estos datos son de gran relevancia, pues de ellos, por lo general, se desprenden formas para optimizar los plazos de ejecución.

4. Restricciones:

Los plazos, a su vez, también tienen condicionantes, como por ejemplo cuando se trata de aquellas tareas que sólo se pueden realizar en determinados momentos o que están sujetas a factores externas (una reunión con un cliente, una fecha específica, etc). Este dato también ayudará a tener un mejor panorama de los plazos generales del proyecto y ayudará a optimizar cada una de sus fases.

5. Recursos disponibles:

En este punto se trata de definir las personas, los materiales o los medios económicos con el que se cuenta para la ejecución del proyecto. Si se adjudica el coste económico a cada etapa, el cronograma servirá como base para la elaboración del presupuesto, otra de las herramientas indispensables en la fase previa de cualquier plan de empresa. En algunos casos, sin embargo, no es posible obtener el dato del coste de una tarea, pues es posible que el mismo se defina a lo largo del proceso.

6. Análisis y revisión:

Finalmente, es indispensable abrir un apartado para la verificación de los tiempos y de la calidad de las tareas realizadas. Esto permitirá la pronta identificación de fallos y la implementación de mejoras o cambios.