Cómo hacer un cronograma de proyecto en 5 claves
Al plantearse cómo hacer un cronograma de proyecto es interesante tomar en consideración las principales ventajas que reporta esta herramienta tan común en el project management. Entre sus beneficios, se encuentran los siguientes:
- Frenar los excesos de costes y no salirse de los límites presupuestarios fijados de antemano.
- Limitar los cambios que implican una reestructuración de la planificación inicial.
- Prevenir la escasez de recursos y sus consecuencias para los resultados en el balance global del proyecto.
Para alcanzar estas metas no vale cualquier programación y por eso es importante seguir algunas recomendaciones expertas para saber cómo hacer un cronograma de proyecto que aporte solidez al proyecto y minimice los riesgos.
Cómo hacer un cronograma útil y preciso
Mediante la creación de un calendario sólido en el inicio del proyecto, que deberá someterse a revisión continua para evitar pérdidas de alineación con la realidad causadas por la falta de actualización; se consiguen muchos beneficios que pueden disfrutarse, tanto del lado de la gestión, como del de la ejecución. A la hora de evaluar cómo hacer un cronograma hay que tener en cuenta:
- Planificación: un buen planning es fundamental y debe disponerse desde el principio, ya que los cambios de horario pueden afectar cualquier área del proyecto, causando un impacto variable sobre procesos y resultados. En base al programa creado se puede desarrollar una gestión efectiva que disfruta de una facultad de control adecuada.
- Disponibilidad: los miembros del equipo y los individuos clave en cada área han de ser identificados mediante un inventario de recursos que dé soporte a la planificación del proyecto. Este conocimiento permite decidir qué camino tomar en la ejecución para evitar carencias y resulta especialmente importante en entornos en los que el presupuesto es limitado.
- Foco: a la hora de decidir cómo hacer un cronograma se pueden escoger dos alternativas, centrarse en las tareas o orientarse a los resultados finales. Este segundo enfoque reduce las posibilidades de conflicto ya que, al contrario de las actividades, los entregables son algo tangible y verificable, más fácil de controlar y gestionar.
- División: la máxima "divide y vencerás" se aplica en numerosas ocasiones a la gestión de proyectos. Incluir hitos regulares permite simplificar su administración, mejorar la capacidad de monitorización y facilitar la introducción de ajustes, en los casos en que se considera necesario.
- Adaptación: por muy bueno que sea el resultado y muy experimentado el Director de Proyecto, aunque sepa a la perfección cómo hacer un cronograma y se haya encargado de la creación de cientos; existe algo común a todos y que debe tenerse en cuenta: que el programa va a cambiar. Las circunstancias cambian a la vez que lo hacen las necesidades y estas transformaciones repercuten en las expectativas, obligando a adecuarse a la nueva realidad. La falta de flexibilidad es un planteamiento erróneo y muy peligroso al gestionar proyectos por lo que siempre hay que tratar de entender la razón de cualquier variación y hacer los cambios apropiados al cronograma para satisfacer las exigencias del dinamismo que rodea al proyecto. Una buena forma de actuar es elaborando desde el principio un plan de contingencia.
