Tácticas para la optimización de recursos

La optimización de recursos es una labor que resulta más difícil a medida que las empresas aumentan su tamaño. Si no se cuenta con una estructura que centralice o delegue oportunamente la ejecución de procesos internos, lo más seguro es que nos encontremos ante un caso de improductividad.

Vale la pena recordar que la eficacia de los recursos empresariales no depende de su cantidad como del uso que les demos y de los resultados que obtengamos.

Optimización de recursos, ¿de qué hablamos exactamente?

Cuando hablamos de optimización de recursos, en realidad nos estamos refiriendo a que los medios materiales, técnicos y humanos de los que disponemos en nuestro día a día empresarial reflejen los mejores resultados posibles en un proceso.

No se trata de forzarlos o llevarlos a su límite de exigencia; todo lo contrario, optimizar quiere decir que aporten lo que en cada caso les corresponde.

Lo anterior nos obliga a mencionar el concepto de productividad, que habla justamente de la cualidad de aprovechar de la mejor forma los recursos que tenemos a mano. Por tanto, no es más productiva la empresa que más recursos posea sino, por el contrario, aquella que mejores resultados obtenga.

En otros casos, especialmente en el de las startups, la optimización de recursos va de la mano del ahorro, un concepto muy importante si tenemos en cuenta que se trata de empresas que apenas dan sus primeros pasos en el mercado.

Cuatro estrategias para la optimización de recursos

Ahora bien, la pregunta que se desprende de todo lo anterior es una sola: ¿cómo sacar el máximo provecho a los recursos que tenemos a mano? En términos de gestión, se nos ocurren 4 estrategias que puedes poner en marcha para ello:

1. Fija plazos para la consecución de resultados. Si hiciéramos uso de los recursos de forma indefinida, no sabríamos con certeza qué gastamos, en qué proporción ni tampoco si con ello cubrimos las necesidades primordiales del proyecto. En cambio, cuando dividimos los procesos en etapas o plazos, existe un mayor control de los recursos.

2. Apóyate en indicadores de análisis. Ahora bien, te preguntarás cómo podemos llevar a cabo ese control. Sencillo: a través de indicadores de análisis que nos permitan determinar la evolución de las tareas y, por consiguiente, el uso de los recursos. Estos indicadores son propios de procesos complejos o que supongan la ejecución de tareas consecutivas.

3. Elabora presupuestos. La vieja fórmula de prever cuánto gastaremos no pierde vigencia. Los presupuestos son una herramienta indispensable a la hora de controlar los recursos y hacernos una idea de cómo podemos emplearlos para obtener los mejores resultados posibles. Son útiles a la gestión de recursos tanto en un sentido como en otro: bien cuando señalan déficits o bien cuando lo que se recibe es mayor de lo que se gasta. En este último caso, también sirven para señalar oportunidades de ahorro a corto, medio y largo plazo.

4. Busca proveedores de calidad. Si los recursos con los que cuentas son de buena calidad, sin duda harás un mejor uso de ellos que si no lo son. Por eso, antes de adquirirlos (en caso de que se trate de recursos materiales o técnicos), asegúrate de que están a la altura del proyecto que vas a emprender. La calidad es la mejor forma de optimización de recursos.

Ya tienes un par de claves para la optimización de recursos. Ahora sólo basta con identificar la que mejor se adapte a tu proyecto y ponerla en marcha. Recuerda que el objetivo principal es obtener de ellos los mejores resultados posibles.