Cómo aumentar la productividad del proyecto

A través de una gestión de proyectos eficiente se busca aumentar el rendimiento y optimizar los resultados. Pero, en el día a día, no sólo los elementos de proyecto son susceptibles de incrementar su productividad, sino también el propio responsable. Mejorar la planificación, organizar mejor y trabajar con mayor calidad son cualidades del Director de Proyecto que tendrán su reflejo en el proceso al completo, proyectándose hacia el exterior. Darse cuenta de que es posible mejorar es el primer paso hacia la excelencia.

¿Qué necesita un Director de Proyecto para aumentar su productividad?

Lo primero que un Project Manager necesita para trabajar en su desempeño es poder medir el tiempo que dedica a cada tarea en sus rutinas diarias. De esta forma, podrá comprobar si es factible optimizar determinadas áreas. En este análisis de su forma de trabajar ha de extraer conclusiones acerca de:

•  El tiempo que dedica a actividades importantes y de valor crítico.
•  La proporción de la jornada que se disuelve resolviendo asuntos urgentes o de menor importancia.
•  La idoneidad de los criterios empleados para el establecimiento de prioridades.
•  La eficiencia de las reuniones.

Para llevar a cabo este estudio se pueden emplear diferentes herramientas de productividad que van, desde el lápiz y el papel o las listas de tareas pendientes; hasta los software de gestión de tareas e incluso los software de gestión de proyectos. Pese a que a priori pudiera parecer que las soluciones tradicionales son igual de efectivas y más económicas lo cierto es que no es así, siendo en la mayoría de los casos más interesante optar por una herramienta de software ya que:

•  Minimizan los errores, omisiones y descuidos, que al final afectan a la fiabilidad y completitud de los datos.
•  Aumentan la precisión: contribuyendo a obtener una visión más realista de la situación que facilitará una solución más adecuada en cada caso.
•  Suponen un ahorro de tiempo, gracias a la recogida de datos automática, aportando unos minutos u horas extra que, al final de la jornada, pueden emplearse en otras cuestiones.

Recomendaciones generales para la elección de software de productividad

Independientemente del tipo de herramienta de productividad que se necesite, existen algunas recomendaciones generales que se deben tener en cuenta para la elección de un software. Es una buena idea considerar en la selección de la solución para aumentar la productividad los siguientes tipos:

•  Aplicaciones de escritorio.
•  Aplicaciones móviles, para tabletas o teléfonos.
•  Soluciones basadas en la nube.
•  Una combinación de algunas de las anteriores opciones.

Lo ideal es conocer bien las propias necesidades, ya que, de esta forma, la fase de selección dará resultados de mayor calidad y se adaptará mejor a las exigencias de la gestión. En cualquier caso, antes de tomar una decisión final hay que comprar entre las ofertas existentes fijándose especialmente en los siguientes criterios:

•  Características y funcionalidad: debe proporcionar todos los servicios que se necesitan reunidos en una misma herramienta.
•  Disponibilidad y servicio técnico: además de que su implementación ha de ser sencilla, es importante hacer una búsqueda en internet que permita ver las opiniones de otros usuarios del software que se quiere elegir, para comprobar si la atención al cliente y servicio técnico son aceptables.
•  Relación calidad - precio: por supuesto, el presupuesto manda, pero en cada rango de precios siempre existen varias opciones que hay que comparar entre sí, y también con las alternativas gratuitas, para seleccionar la que mayor valor aporta.
•  Interfaz user friendly: este requisito es imprescindible para ganar en agilidad, pero también lo es para rentabilizar la inversión. Si la solución escogida para aumentar la productividad es complicada de utilizar o poco funcional, al final no se empleará.
•  Escalabilidad: debe responder a las necesidades actuales, pero en su elección hay que hacer el esfuerzo de pronosticar las necesidades futuras. La herramienta de productividad que se escoja tiene que ser flexible, para poder adaptarse a las nuevas exigencias de la función de Director de Proyecto.

Además, hay que buscar que el software pueda funcionar en cualquier plataforma y cualquier sistema operativo y tener en cuenta que, cualquiera que sea la elección final su objetivo debe ser ayudar a lograr un aumento en la productividad.