Cómo hacer la planificación de recursos de un proyecto, paso a paso

Antes de estar en disposición de comenzar con la planificación de recursos de un proyecto, para lo que habrá que tener claras las necesidades en materia de mano de obra, equipos y materiales; suele resultar muy interesante hacer un trabajo previo que facilite la recopilación de la información necesaria, ya que de esta forma se está contribuyendo a minimizar el margen de error. En concreto, se trata de los seis siguientes pasos:

Identificación de la estructura global de proyecto.
Cálculo de las estimaciones iniciales.
Definición de las necesidades prioritarias en materia de staff.
Creación de un borrador del calendario de proyecto.
Definición de los entregables y sus criterios de calidad.
Planificación financiera.

Cómo comenzar con la planificación de recursos: la creación de la lista de tareas

Si bien existen ya muchas opciones de software que facilitan este trabajo, punto de partida para la planificación de recursos, siempre es necesario conocer de dónde proviene cada dato y a qué lugares hay que acudir para extraer la información precisa en cada momento. La lista de tareas es el sustento de la planificación de recursos y su elaboración puede llevarse a cabo, de manera sencilla, llevando a cabo las siguientes acciones:

Descomposición del trabajo en unidades.
Estimación de las unidades de trabajo.
Organización de las unidades de trabajo.
Previsión del despliegue de recursos.
Cálculo en firme del programa de actividades y calendario de proyecto.
Creación de un gráfico explicativo de la asignación de recursos y sus fechas de inicio y fin.

La planificación de recursos y su cronograma

Una vez finalizadas estas acciones, se puede proceder a la confección del planning propiamente dicho, para lo cual se puede seguir el siguiente procedimiento:

Listado de recursos.
Especificación de categorías de recursos y sus componentes.
Identificación y descripción de los requerimientos asociados en cada caso.
Construcción del cronograma de recursos.

Cuando la planificación de recursos se aborda de esta forma, sistemáticamente, es improbable pasar por algo detalles importantes. Si bien, para garantizar el éxito en la gestión, es necesario prestar atención a la implementación del plan de ejecución del proyecto. Para facilitar esta labor hay que repasar que, en el documento elaborado quedan claros los siguientes elementos:

Tareas: lista de tareas del proyecto.
Porcentaje completado: permite mostrar el grado en que cada tarea ha sido completada.
Estado de la tarea: informa sobre posibles retrasos o cancelaciones, pero también de cuando se da por concluida.
Fecha de inicio: indica la fecha prevista para el comienzo de la tarea.
Fecha estimada de finalización: expresa la fecha prevista para el fin de la tarea.
Fecha de finalización real: muestra la fecha en que se completó la tarea.
Asignación de tareas: apunta el nombre del propietario o responsable de la tarea.
Prioridad de la tarea: establece si es alta, media o baja.
Milestone: esta indicación expresa si se trata de una tarea hito.
Notas.