Qué es un proyecto. Una definición práctica

Si preguntas a diez personas diferentes qué es un proyecto, todas te darán una respuesta distinta. Es algo que puede ser concebido como una idea, como una actividad, un proceso o un documento, según los objetivos y el punto de vista que adopte quien lo lleva a cabo.

¿Qué es un proyecto?

El término proyecto hace referencia a la planificación o concreción de un conjunto de acciones que se van a llevar a cabo y un conjunto de recursos que se van a usar para conseguir un fin determinado, unos objetivos concretos.

Tipos de proyectos

Existen diferentes tipos o clasificaciones de proyectos, entre los que podemos destacar los de tipo productivo o empresarial, que buscan beneficios económicos, y los de tipo público o social, que lo que pretenden es mejorar la calidad de vida de las personas.

Independientemente del tipo de proyecto, todos tienen una característica común, y es que buscan dar respuesta a una necesidad (económica, social, personal,...). Por eso, es necesario analizar y reflexionar sobre las necesidades planteadas y las posibles soluciones que se pueden dar.

Al final, todo proyecto debe buscar un cambio, proponer una respuesta creativa e inteligente a las necesidades planteadas. Antes de profundizar más en este tema, conviene conocer las tipologías más habituales.

Según su financiación

Públicos.
Privados.
Mixtos.

Según su contenido

De construcción.
Empresariales.
De producción de bienes o servicios.
Informáticos.

Según su complejidad

Simples.
Complejos.

Según su finalidad

Sociales.
Educativos.
Comunitarios.
Académicos.
De investigación.
De producción.

Elementos que conforman un proyecto

Tiempo: lapso de tiempo que va a durar.
Alcance: repercusión del proyecto.
Coste: total de recursos necesarios para llevar el proyecto a término.
Organización y planificación: diferentes actividades a desarrollar y plazo para ello.
Gestión de stakeholders: gestión de los diferentes intereses de inversores, clientes, etc.
Comunicación.
Asignación de tareas.
Resultados: medición de los objetivos.

Fases de un proyecto

Sea cual sea el proyecto, siempre tienen lugar cuatro fases durante su puesta en marcha. En muchos casos reciben nombres diferentes, pero todos ellos aglutinan el mismo concepto:

Evaluación inicial

Antes de elaborar y poner en marcha cualquier tipo de proyecto, lo primero que se debe hacer es realizar un análisis exhaustivo de las necesidades detectadas y una reflexión sobre el origen, las causas y cómo se va a actuar.

Planificación

Una vez detectadas las necesidades y analizado el origen, es el momento de la planificación, es decir, de diseñar el proyecto. Para ello, habrá que definir los objetivos que se persiguen, las fases por las que se van a pasar, la duración del proyecto, los recursos necesarios, los métodos que se van a utilizar, el seguimiento que se llevará a cabo, la organización de los equipos de trabajo, los costes y la financiación, las estrategias de comunicación que se utilizarán o los indicadores que se tendrán presentes para la evaluación.

Puesta en marcha del proyecto

Una vez realizada la planificación, se podrá ejecutar el proyecto. Es el momento de llevar a cabo cada uno de los pasos establecidos y de realizar todas las estrategias y actividades que se han programado. En esta fase, el seguimiento y la evaluación continua son fundamentales para asegurar el éxito del proyecto, ya que permiten introducir las mejoras necesarias en cada momento.

Evaluación final

La última fase, una vez finalizado el proyecto, será la evaluación de los resultados obtenidos, es decir, si los objetivos que se plantearon inicialmente se han alcanzado y en qué grado. Además, en esta fase, lo ideal es realizar un análisis de los resultados, en el que se reflejen tanto las dificultades encontradas por el camino como la forma en que se han superado.

Una vez que queda claro qué es un proyecto, podemos señalar que, en el mundo empresarial, la gestión de proyectos es indispensable para alcanzar los objetivos con la mayor eficacia posible. Esta gestión integra todas las fases, desde la planificación del proyecto, la organización de recursos tanto materiales, económicos como personales, su puesta en marcha y evaluación. Además, tiene como fin garantizar la consecución de los objetivos propuestos dentro del plazo establecido, con el presupuesto acordado y favoreciendo un clima laboral positivo.