¿Qué es la Dirección de proyectos y cuáles sus principales funciones?
¿Qué es la Dirección de Proyectos? Nada menos que la responsable de la gestión de los recursos, el control de los gastos y el liderazgo de equipos orientados hacia la satisfacción de una meta, planteada en el alcance de proyecto, que debe ser completada en un plazo determinado, contando con un presupuesto limitado y en función de los recursos disponibles. Para lograrlo, el Director de Proyectos aporta sus conocimientos y habilidades y se apoya en el uso de métodos, herramientas y tecnología que le permiten alcanzar sus objetivos ofreciendo resultados de calidad.
Un Director de proyecto debe ser:
- Organizado y eficiente en la planificación.
- Un líder.
- Un jefe de equipo.
- Motivador.
- Un buen negociador.
- Tener la capacidad de influir en los demás.
- Saber comunicar.
- Competente.
- Obtener el mejor rendimiento del presupuesto disponible.
- Capaz de aportar soluciones ante cualquier problema, con lo que muchos no cuentan al plantearse qué es la Dirección de Proyectos.
Todas estas habilidades le ayudarán a conseguir afrontar desafíos, resolver situaciones difíciles y entregar el proyecto logrando:
- Terminar dentro de plazo.
- No exceder el presupuesto designado.
- Ofrecer resultados de calidad.
- Cumplir expectativas.
Funciones de la Dirección de Proyectos
El director del proyecto, como gestor, es responsable de asegurar que todos los integrantes del equipo conocen su rol y saben ejecutarlo, cuentan con los medios disponibles para hacerlo y con la información necesaria para comprender el alcance y limitaciones de cada tarea y actividad en la que intervendrán de forma activa. Es, además, bastante conveniente que quien está al cargo de la Dirección de Proyecto cuente con un perfil técnico que le permita ostentar un mejor entendimiento de los procesos, que garantice una respuesta más eficiente cuando los planteamientos exijan una solución inmediata. Las responsabilidades específicas que entran dentro de lo que es la Dirección de Proyectos pueden variar dependiendo de la industria, el tamaño de la empresa, su madurez tecnológica y la cultura organizacional, sin embargo, hay ciertas responsabilidades que son comunes a todos los directores de proyecto y que, de forma general podrían definirse como:
- Desarrollar el plan del proyecto.
- Establecer prioridades.
- Coordinar.
- Actuar como interlocutor ante promotores, accionistas, cliente y también ante los equipos de trabajo y participantes en el proyecto.
- Propiciar la comunicación y velar por el mantenimiento de los canales.
- Gestionar a los equipos.
- Gestionar las compras y los proveedores.
- Gestionar el riesgo.
- Confeccionar, actualizar y monitorizar el plan de proyecto.
- Evaluar y monitorizar la calidad.
- Gestionar el presupuesto del proyecto.
- Gestión los conflictos que se puedan presentar.
- Hacer un seguimiento del desarrollo de proyecto en su fase de ejecución.
- Motivar a los equipos.
- Ejecutar acciones correctoras cuando sea necesario.
Un enfoque más específico, permite estructurar por fases las funciones del Director para obtener una perspectiva más realista de lo que es Dirección de Proyectos:
1. Inicio del Proyecto
- Definir el proyecto creando documento donde se recojan el alcance del proyecto, cronograma y presupuesto.
- Obtener la aprobación del patrocinador del proyecto.
- Identificar a los interesados en el proyecto, sus funciones y responsabilidades.
- Realizar un análisis de la viabilidad del proyecto.
2. Estrategia de Planificación
- Desarrollar, evaluar y seleccionar la estrategia adecuada para el proyecto, teniendo en cuenta el rendimiento, coste, tiempo y limitaciones de alcance.
3. Implementación del plan de proyecto
- Crear cronograma del proyecto sobre la base de alguna de las metodologías para la gestión de proyectos.
- Desarrollar el plan de comunicación.
- Elaborar el plan de gestión del riesgo.
4. Ejecución y control de proyecto
- Dirigir el plan.
- Ejecutar las acciones necesarias para su puesta en marcha.
- Hacer un seguimiento del progreso del proyecto.
- Monitorizar tiempos, costes, calidad y riesgos.
5. Entrega de proyecto
- Proceder a la finalización y entrega de proyecto.
- Recopilar lecciones aprendidas.