Cómo evitar las 4 principales causas de fracaso de proyectos

La búsqueda del éxito es un factor común a los proyectos, sean del tipo que sean. El prestigio profesional del Director de Proyecto, la imagen de la empresa o la fuerza de la marca pueden verse comprometidas si errores, descuidos o malentendidos terminan convirtiéndose en causas del fracaso de proyectos, algo que sucede con mayor frecuencia de la que puede imaginarse. Nada menos que entre el 37 y el 68% de los casos. Pero ¿cuáles son los motivos? 

¿Cuándo fracasa un proyecto?

La principal causa de fracaso de un proyecto tiene que ver con no lograr alcanzar las metas propuestas. A veces producir un entregable será el principal, otras se perseguirá un resultado de tipo más intangible.

También puede decirse que la iniciativa ha fracasado cuando, sí que se logra el objetivo planteado, pero fuera de plazo o excediendo el presupuesto. El fracaso de un proyecto se confirma cuando trae consigo el desprestigio de sus responsables y acarrea problemas de imagen para la organización.

¿Cuáles son las causas del fracaso de un proyecto?

Aunque cada iniciativa es diferente, a continuación, se enumeran algunas de las causas del fracaso de un proyecto más frecuentes:

1. Metas y objetivos poco claros o vagamente explicados, por una comunicación ineficaz con el equipo de proyecto.
2. Falta de definición del alcance del proyecto.
3. Falta de planificación. Recursos, plazos, herramientas… todo debe contemplarse en la etapa de inicio de un proyecto.
4. Insuficiente visibilidad que dificulta hacer un seguimiento del progreso del proyecto.

Expectativas poco realistas, mala selección de proveedores o de talento y dificultades para entender los requisitos del cliente completarían esta lista de razones por las que una iniciativa puede acabar en fracaso.

Causas de fracaso de proyectos: su impacto y prevención

No siempre las causas de fracaso de proyectos son atribuibles en exclusiva al Director de Proyectos. Sin embargo, su papel es fundamental a la hora de sentar las bases de una iniciativa que funciona. Ello dependerá de que sea capaz de:

• Gestionar el riesgo: para evitar problemas, lo primero es la identificación. Sólo en el 26% de los casos se recurre a un proveedor externo que guíe en este proceso. Una vez detectados los riesgos, habrá que elaborar un plan de gestión, que minimice sus efectos, caso de presentarse o evite su aparición. Uno de los puntos fuertes de esta planificación es la comunicación (algo que sólo se lleva a cabo correctamente en el 52% de los casos), aunque, por supuesto, no puede prescindirse de la formación y la información a todas las personas involucradas en el proyecto, que a la vez constituye una manera muy efectiva de hacer crecer a los equipos y contribuir efectivamente en su desarrollo.
• Definir el alcance del proyecto: las etapas más tempranas de un proyecto son el momento de tomar decisiones importantes, que afectarán a su evolución. A la hora de condensar el alcance en una definición la formación y la experiencia son factores clave. Determinar la base sobre la que partirá la planificación del calendario de proyecto, sus plazos, hitos, actividades y la distribución de recursos es una tarea compleja que requiere de claridad y precisión. Hay que evitar las ambigüedades, pero no hay que entrar en excesivo detalle. El principal desafío es la búsqueda del equilibrio entre lo pragmático y los superfluo, única manera de evitar una de las causas de fracaso de proyectos más común.
• Establecer objetivos realistas: cuando se es demasiado optimista, se desconoce el ámbito o se cede a las presiones externas, las metas de proyecto se tornan demasiado ambiciosas para ser alcanzadas. Las consecuencias son, en la práctica, excesos el presupuesto (algo que sucede en el 67% de las ocasiones), retrasos (habituales en el 71% de los casos) y problemas de calidad, de seguridad laboral o de motivación. Evitarlas depende de disponer de datos objetivos para una buena planificación y contar con la retroalimentación adecuada.
• Lograr una buena comunicación un proyecto es cosa de todos, aunque el máximo responsable sea el Director de Proyecto. La falta de comunicación es, tristemente, una de las principales causas de fracaso de proyectos. Sólo el 43% de las iniciativas de este tipo son capaces de mantener la fluidez necesaria, apoyarse en las herramientas adecuadas y partir de un buen plan.

¿Qué hacer si un proyecto termina en fracaso?

Cuando un proyecto termina en fracaso no sirve de nada señalar con el dedo y buscar culpables. Es importante, eso sí, sacar las lecciones aprendidas de la iniciativa que, seguramente, tendrán que ver con aspectos relacionados con la gestión de recursos, la definición de metas, los roles y responsabilidades designados o el seguimiento de la iniciativa.

En cualquier caso, para poder evitar a tiempo que concurra cualquiera de las causas de fracaso de un proyecto señaladas, lo mejor es asignar la responsabilidad de Project Manager a un profesional preparado y capacitado, formado en esta especialidad.