4 técnicas de gestión de proyectos de éxito

Aplicar técnicas de gestión para lograr el éxito de un proyecto no es una disyuntiva que debamos plantearnos. Es decir, no se trata de decidir si aplicarlas o no, se trata de saber cuál será la más eficiente según el objetivo marcado.

En lo que respecta a Project Management, existe una serie de técnicas de gestión que permiten encauzar tu proyecto de forma más eficaz y productiva.

A continuación, vamos a desarrollar toda la información necesaria a este respecto para que el lector sepa a qué atenerse con cada una de ellas.

Cuáles son las técnicas de un proyecto

Durante el desarrollo de la gestión de un proyecto, sobre todo cuando se trabaja en grupo, podemos observar que un número más o menos elevado de tareas deben ser llevadas a término de forma independiente o interconectada. Por eso, es condición obligatoria que toda persona que participa disponga de un conjunto de instrucciones claras que servirá como guía para la correcta gestión de las actividades propuestas.

Cuáles son las técnicas de gestión

La gestión de proyectos se puede entender como el grupo de actividades que se emplean para administrar dicho proyecto. Por eso ha de cubrir aspectos tales como la planificación de las tareas y los recursos, la estimación del esfuerzo necesario, el desarrollo de un sistema de información, el seguimiento de dicho proyecto y el control de las tareas, las incidencias y los cambios.  

Obviamente, dependiendo de la naturaleza del objetivo y la finalidad, las técnicas de gestión pueden variar.

En este post veremos 4 de ellas: unas son más rígidas y otras más flexibles. Sea como fuere, se elegirá dependiendo de las necesidades específicas.

Técnica de gestión #1: Waterfall

 Waterfall o desarrollo en cascada es el nombre con el que se designa a un modelo muy utilizado en Project Management, que también puede contemplarse como una de las técnicas de gestión de proyectos. Su característica principal es que se centra en la puesta en marcha secuencial de todas las acciones, es decir, que va de A a B sin posibilidad de retorno.

 Ya habíamos hablado de él en el post “Gestión de proyectos siguiendo el modelo de cascada”, aunque en ese lo habíamos centrado en el desarrollo de software, ya que es su campo de aplicación por excelencia. Ahora vamos a centrarnos en los pasos que implica este modelo desde una perspectiva más amplia y aplicable a todo tipo de proyecto:

Fase de requisitos

En primer lugar, debemos tomar nota de todo aquello que necesitaremos para poner en marcha el proyecto.

Fase de diseño

Una vez disponemos de los recursos necesarios, diseñamos y planificamos el camino que vamos a recorrer para hacer realidad el proyecto. Esto suele llevar un tiempo que puede alcanzar el mes o más.

Fase de desarrollo

Tras haber diseñado el camino, lo construimos.

Fase de pruebas

El camino ya está construido, de modo que lo ponemos a prueba para saber si realmente funciona tal y como lo hemos desarrollado. Si alguna de las pruebas devuelve un error como resultado, deberemos volver a construir esa parte fallida del camino.

Fase de implementación

Cuando todas las pruebas hayan concluido con éxito, llega el momento de lanzar el proyecto al mercado.

Fase de mantenimiento

Se hace necesario un seguimiento para ver qué tal se comporta el proyecto en el mercado y para saber si, en dicho entorno, se produce algún error que no surgió en la fase de pruebas. En ese caso, será necesario corregirlo de forma individual (en casos en los que solo a un cliente le surja el problema) o de forma colectiva (en casos en los que se pueda solucionar el mismo problema global con una sola acción, como ocurre en los casos de productos de software). 

Es decir, que nos encontramos ante una de las técnicas de gestión de proyectos que más minimiza los errores y que mejor permite medirlos, además de que proporciona un camino bien definido para la planificación y ejecución del proyecto. Sin embargo, es una de las metodologías más rígidas que existen, ya que hay que seguir estos pasos de forma estricta y no permite simultaneidad alguna.  

Técnica de gestión #2: Agile

 Este otro modelo también proviene del área del desarrollo de software, pero lo explicaremos de manera que se pueda aplicar a cualquier otro proyecto. Dentro de él se incluyen otros submodelos como pueden ser Scrum o Kanban, como veremos más adelante. 

Agile emplea la división del proyecto en hitos o sprints, es decir, pequeñas fases que se van nutriendo unas de otras. Por ejemplo, si los clientes reaccionan negativamente ante el producto una vez lanzado al mercado, Agile lo toma como un hito y modifica lo necesario con la máxima flexibilidad para poder adaptarse a las demandas del cliente, algo que la metodología Waterfall no permitía al seguir un proceso tan rígido. 

Además, Agile permite una mayor colaboración entre los miembros del equipo de trabajo y evita los retrasos que provocaba la fase de diseño de Waterfall. Esto es posible gracias a que los hitos en los que se basa permiten trabajar con intervalos de tiempo menores. 

Técnica de gestión #3: Scrum

Conocemos ahora otra técnica de gestión de proyectos interesante, ya que actualiza los conceptos del método Waterfall y se basa en la estructura Agile, de la que ya hemos hablado.

Dado que la técnica Waterfall exige que la fase de planificación y la fase de diseño tomen un tiempo estimado para una óptima consecución, también se podría producir un lanzamiento atrasado, lo que, en el medio plazo, provocaría en ciertos casos que el producto haya podido quedar obsoleto si el mercado es muy cambiante.

Con el método Scrum, al basarse en la estructura Agile, se previenen los retrasos del lanzamiento, puesto que todo el proceso al completo está concentrado en una colaboración grupal.

Un esquema de funcionamiento de la técnica Scrum podría ser este:

1. Scrum master. Es el encargado y responsable del equipo.
2. El Scrum master facilita los sprints, o sea, sesiones Scrum dentro de un marco temporal que no se puede alargar más allá de 3 semanas.
3. Resultados. Como resultado, se obtiene un proceso iterativo que ahorra dinero y tiempo de forma notable

Técnica de gestión #3: PERT

Entendemos el método PERT como la Técnica de Evaluación y Revisión de Proyecto, en sus siglas inglesas se comprende como Project Evaluation Review Technique.

Como técnica de planificación, encontramos su base en la creación de un diagrama en el que se representa de forma gráfica las relaciones entre las diversas áreas marcadas. De esta manera se pueden calcular los tiempos que consumirá el proyecto.

La representación gráfica se realiza en base a nodos que se conectan por fechas. En el grafo obtenido, encontramos esta información:

• Flechas: son las tareas del proyecto.
• Nodos: representan los momentos, el tiempo.

Para un correcto desarrollo, es importante tener una información óptima de los recursos necesarios para la realización de las tareas, un detallado plan del esfuerzo que hará falta y una relación de posibles condicionantes.

Cómo escoger el método adecuado de gestión de proyectos

Conocidas las principales técnicas de gestión, ¿cuál de ellas será óptima para un proyecto concreto? La selección se debería basar en dos parámetros principales:

1. Análisis del proyecto. Es decir, evaluación y documentación del proyecto para saber con concreción que necesita.
2. Análisis de la técnica de gestión. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, analizar y evaluar la que mejor se va a adaptar y la que permita obtener un rendimiento optimizado.

Recordemos que, además de los métodos propuestos, existen otros que pueden ser interesantes, como:

• Híbrido.
• Método de ruta crítica.
• Six Sigma.

Para identificar y optimizar las capacidades de la gestión de proyectos a través de la estandarización de proyectos, existen herramientas como el OPM3, diseñado por el Project Management Institute, que facilita la solidificación de los resultados y determina las mejores prácticas. Así se fortalece la conexión entre la ejecución y la planificación.

Entonces, ¿cuál de todas estas técnicas de gestión es mejor? Todo depende del proyecto. Para proyectos de pequeña envergadura, la opción más recomendable suele ser Agile, o tal vez Scrum, mientras que para proyectos más exigentes y minuciosos, disponer de un proceso guiado y pautado como el que propone Waterfall puede proporcionar muchos beneficios. 

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