12 técnicas para la estimación de costes en proyectos

Aun cuando todas las áreas de gestión de los proyectos son equivalentes en importancia, debemos considerar y prestar mucha atención a la gestión del coste. Éste, junto con el tiempo y el alcance, conforman lo que se conoce como la “triple restricción”, y sobre estos tres elementos recaen las restricciones de un proyecto y la mayoría de los riesgos que se identifican para su realización.

La Estimación de Costes consiste en la identificación de todos y cada uno de los elementos que tendrán un coste dentro del proyecto, materiales, recursos humanos, servicios, equipos, sistemas, transportes, etc., en otras palabras, todos los recursos que se necesitarán para llevar a cabo todas las actividades que se han identificado y que generarán un coste al proyecto.

Algunas veces como Project Managers nos dejamos llevar por la intuición, o por datos no fidedignos, para llevar a cabo un presupuesto detallado del proyecto. En este post me gustaría señalar ¡hasta 12 técnicas para intentar hacerlo lo mejor posible!

La aplicación de las técnicas para la estimación de los costes se debe basar en la Work Breakdown Structure (WBS) para mayor precisión.

A continuación las describo, y hay que tener siempre en cuenta que la estimación de los costes debería realizarse con una combinación de ellas:

1. El Juicio de Expertos: consiste en preguntar y guiarnos por los conocimientos y experiencias de personas que han realizado un trabajo igual o semejante al cual le estamos determinando el coste. Muchas veces se ‘abusa’ de esta técnica, debido a la falta de datos cuantitativos de proyectos anteriores, y la ausencia de una buena gestión del Conocimiento.

2. Estimación por analogía: referenciada también como Top-Down, porque se cuestiona el coste desde lo más general a lo más específico. Es utilizada cuando se cuenta con experiencia en proyectos anteriores, análogos o similares, que pueden servir de referencia. Es una técnica menos costosa y más rápida pero tiene como desventaja que es menos exacta y que se necesita de experiencia y documentación.

3. Estimación paramétrica: como su nombre lo indica, consiste en una estimación con base a parámetros, aunque también puede utilizar datos de proyectos anteriores y datos de referencia, su principal característica es que la estimación se realiza con base a la relación entre variables, por ejemplo, coste por cantidades producidas, horas hombre por desarrollo, transporte por recorrido, etc.

4. Estimación ascendente: Botton-Up, en contraposición a la analógica, en la ascendente iremos subiendo desde el detalle de cada elemento identificado en el trabajo hacia lo general del objetivo del proyecto. Hay que dedicar tiempo para ejecutarla porque está basada en los detalles del alcance del proyecto, esto origina como ventaja que los resultados sean en principio más exactos.

5. Estimación con tres valores: también llamada de tres puntos, derivada de la Técnica de Revisión y Evaluación de Proyecto, conocida como método PERT (Project Evaluation and Review Techniques), consiste en identificar tres posibles valores, el optimista, el pesimista y el más probable, para llegar a un único valor aproximado. Utilizada en escenarios inciertos y con diferentes antecedentes o muchos variables que puedan afectar el valor final. Existen 2 fórmulas principales, la primera basada en una distribución triangular que en forma de promedio toma la sumatoria del valor optimista, el pesimista y el más probable y lo divide entre 3. La segunda fórmula está basada en una Distribución Beta y es como se muestra a continuación:

Coste Estimado = (Optimista + 4 (Más Probable) + Pesimista) / 6

La Estimación por tres valores es muy utilizada en escenarios inciertos y de indecisión.

6. El análisis de la reserva: nos permite, basado en la incertidumbre, estimar una cantidad adicional al coste que hemos identificado, generando lo que se conoce como “reserva de contingencia”. Se debe utilizar cuando a la actividad en la cual recae el coste le ha sido identificado algún riesgo. Para calcular esta reserva utilizaremos lo que se denomina Análisis del Valor Monetario Esperado (VME), para lo cual, es necesario que el riesgo haya sido valorado de manera cuantitativa, es decir, que su impacto haya sido estimado en términos de dinero y/o tiempo.

7. El Valor Monetario Esperado: es el resultado producto del impacto (consecuencia) del riesgo en dinero por su probabilidad de ocurrencia, esto es:

VME = Impacto x Probabilidad

Así por ejemplo, si estimamos que si llegase a suceder un evento que impacte negativamente al proyecto en unos 5000 Euros y estimamos que hay un 20% de probabilidad que ocurra tendremos Valor Monetario Esperado de 1000 Euros (5000x0.20).

8. La Reserva de Contingencia: será calculada a través de una combinación estadística de los Valores Monetarios Esperados. Para ello deberíamos combinar adecuadamente todos los sucesos, típicamente con herramientas de Simulación de Monte Carlo. Si identificamos un riesgo que eventualmente pueda impactar positivamente al proyecto (Oportunidad) entonces el VME será un valor negativo y en consecuencia disminuye la reserva de contingencia.

9. La Reserva de Gestión: se refiere a aquella cantidad destinada para aquellos riesgos no conocidos, es decir, eventos que pudiesen suceder pero que no han sido identificados. En este sentido, la Reserva de Gestión estará a nivel de Alta Dirección, por lo que no formará parte de la línea base, y no se considera que esté dentro del ámbito de gestión del Director del Proyecto.

10. Los costes de la calidad, también considerados por la Gestión de Calidad, los clasificaremos en costes de Conformidad y de No Conformidad. Los primeros son aquellos en los cuales, de manera cuantificable, se incurren para conseguir la calidad, tales como: acciones relacionas con la prevención, entrenamientos y formación, garantía, pruebas e inspecciones, etc. También denominados Costes de Prevención. Por su parte, los costes de No Conformidad, podrán ser tanto cuantitativos como cualitativos, son aquellos que se incurren por no conseguir la calidad en el producto o servicio esperados, tales como: retrabajo, pérdida de imagen, productos desperdiciados por defectos, etc. También llamados Costes de Corrección.

11. Software de estimación de costes: herramientas automatizadas que con base a un conjunto de parámetros pueden arrojar como salida unos costes estimados para un conjunto de actividades. Muchos de estos softwares son diseñados y desarrollados para áreas específicas como la construcción, manufactura, etc.

12. Análisis de propuestas: consiste en obtener estimaciones de costes para un trabajo específico por parte de proveedores, con lo cual obtendremos una idea aproximada de lo que costará el trabajo que requiere una o varias de las partes del proyecto.

Con estas técnicas obtendremos los costes estimados para cada una de las actividades identificadas en nuestra WBS y, además, tendremos la base de cómo han sido obtenidos, ¡todo ello con el objetivo de tener un presupuesto lo más realista posible! Y que además en el futuro podamos ver cómo mejorar estas estimaciones.

¿Qué técnicas ves más útiles en tus proyectos?