Consejos imprescindibles para controlar los costes de tu proyecto
El control de los costes del proyecto es un asunto complejo que va más allá de la elaboración de un presupuesto. Partes diferentes de tu empresa se ven implicadas porque necesitan utilizar la información procedente del control de costes de diferentes maneras. Cuando un project manager está creando un presupuesto para un proyecto, necesita conocer los diferentes tipos de costes en los que incurrirá el trabajo para que el presupuesto sea realista, adecuado y pueda tener éxito. La gestión de los costes debe tener en cuenta el efecto de las decisiones que se tomen en cuanto a los costes del uso, mantenimiento, soporte del producto, servicio o resultado del proyecto.
Los pasos que tendrás que seguir para que el proyecto mantenga a raya los costes y no se produzcan variaciones en la calidad o el cronograma son:
- Estima los costes adecuadamente. Necesitas calcular los recursos que necesitarás para cada actividad planeada en el cronograma. Debes tener en cuenta las posibles variaciones que puedan producirse. El proceso de estimación de los costos puede mejorarse a lo largo que se avanza en el proyecto, y cada vez es más exacto.Debes estimar todos los costes para todas las actividades del cronograma, aparte de la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones ten en cuenta también los costes por contingencias o las asignaciones por inflación.
- Prepara una línea base de coste. Detalla el presupuesto a utilizar a lo largo del proyecto y utilízalo como referencia para medir, supervisar y controlar los costes. Establece correctamente los requisitos de financiación para tener claro los fondos totales que necesitas para poder cumplir con éxito los objetivos del proyecto.
- Asegúrate de que los cambios en la línea de base de coste están dentro de lo previsto.
- Calcula que los sobrecostes que vayan surgiendo no superen la financiación parcial ni total aprobada para el proyecto.
- Revisar que no se incluyan cambios no aprobados en el coste o uso de recursos, esto podría descuadrar las estimaciones de tu presupuesto.
- Si es necesario que pongas en juego cambios solicitados, identifica si esto supone un aumento o una disminución del presupuesto.
- Plantea posibles soluciones para contener los sobrecostes.
- Registrar los cambios en la línea base de coste.
- No olvides ampliar la base de datos de la empresa con la documentación necesaria sobre la gestión de costes del proyecto para que pueda utilizarse como análisis para futuros proyectos.