Las claves de una gestión de costes eficiente

Según establece el texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide), el área de conocimiento de gestión de costes se puede descomponer en cuatro procesos de gestión de proyectos. No resulta sorprendente identificar que los primeros tres de ellos corresponden a procesos de planificación, dada la importancia que el planning tiene para el éxito de un proyecto. El último de los procesos se centra en la monitorización y control y también resulta obvio puesto que es inconcebible plantearse la gestión de costes desligada del seguimiento. La importancia de este tipo de procesos no se adquiere exclusivamente en función del control presupuestario de un proyecto, sino que planificación y control juegan un papel fundamental a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Su influencia se deja ver en:

Planificación: la inversión de tiempo y el esfuerzo que se aplique en el planning de proyecto se verán recompensados a lo largo de toda la ejecución, en forma de mayor aprovechamiento de los recursos, minimización de errores y mejor adecuación de las exigencias de cada tarea a los plazos; pero también en el momento final, cuando la entrega se produzca en el plazo previsto y las condiciones pactadas y sin exceder del presupuesto estimado para su ejecución.
Seguimiento y monitorización: esta forma de control que implica la necesidad de permanecer actualizado y bien informado se aplica a todas y cada una de las fases de un proyecto, así como al conjunto del mismo, considerado como unidad.

Cómo afrontar la gestión de costes en un proyecto

Para afrontar la gestión de costes en un proyecto, un Project Manager pude abordar sus responsabilidades en cuatro fases:

1. Plan de gestión de costes. Con su elaboración ha de buscar cubrir los siguientes objetivos:

Establecer las políticas de gestión de costes.
Definir los procedimientos aplicables al control de gastos.
Elaborar la documentación para la planificación del gasto.
Determinar la forma de aplicar los métodos de administración de costes elegidos.

2. Estimación de los costes de las actividades individuales. La experiencia y la formación son claves en este estadio, donde se deberá:

Estimar los costes parciales y globales, fijos y variables.
Desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
Plasmar los resultados del análisis elaborado en un documento compartible que pueda servir como herramienta para informar a los grupos de interés.

3. Determinación del presupuesto de proyecto. Esta sea quizás la etapa más crítica dentro de la planificación de la gestión de costes de proyecto. Para completarla será necesario:

Agregar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo.
Establecer una línea base de costo autorizada.
Fijar el presupuesto de proyecto.
Obtener la autorización para seguir adelante.

4. Control de gastos. Esta fase es fundamental en todo proyecto y clave del éxito del mismo. El control de gasto no puede dejarse para la etapa de finalización, ha de ser un proceso continuo y para ello, el Project manager tiene que:

Establecer los indicadores y fuentes de verificación que se emplearán para llevar a cabo las tareas de seguimiento.
Determinar los medios empleados para la recogida de datos, frecuencia y responsables de reporting.
Fijar las condiciones en las que la entrega de informes se llevará a cabo, incidiendo especialmente en su periodicidad.
Monitorizar el estado de actualización de los costos del proyecto.
Gestionar los cambios a practicar en la línea base de costo e informar a los interesados.
Volver a medir tras su implementación, para evaluar a eficacia de los ajustes practicados.