¿Qué costes supone la mala gestión de proyectos para las empresas?
Como hemos vistos en anteriores post, la gestión de proyectos se enfrenta a múltiples obstáculos, varios de los cuales surgen a lo largo del proceso y se relacionan, de una forma u otra, con las decisiones que se toman desde los altos cargos directivos. Poca planificación, objetivos ambiguos, falta de claridad en la delegación de tareas y hasta el desconocimiento de requisitos legales son algunos de los fallos que más interfieren en el trabajo de un Project Manager. No obstante, ninguno de estos elementos que hemos mencionado tiene un impacto tan significativo en el desarrollo y la evolución de las tareas como los costes. Recordemos que de éstos dependen la sostenibilidad y la continuidad del proyecto. Los costes se reflejan en el presupuesto. Este documento es el que recoge la estimación del valor económico de cada una de las tareas, el cual debe elaborarse dejando cierto margen para la atención de imprevistos, algo que en muchas ocasiones no alcanza a cubrir los desajustes financieros que sobrevienen.
¿Cuáles son los fallos más costosos en un proyecto?
Ahora bien, es preciso que detallemos más la relación entre costes y fallos. Los presupuestos no son documentos inamovibles; de hecho, en un 90% de los casos sufren alguna modificación, aunque sea de carácter mínimo, durante la ejecución de las tareas. Son estimaciones flexibles y dispuestas a sufrir cambios. El asunto no pasa tanto por los costes que se estimen o no. Como hemos dicho, debe haber un margen de acción. Más bien, se trata de poner el foco en cómo afectan ciertos fallos de gestión a la financiación y la sostenibilidad económica de los proyectos. ¿De qué errores hablamos y cuál es su nivel de incidencia?
- Estudios de viabilidad deficientes:
Los estudios de viabilidad son los que permiten hacernos una idea del margen de acción que tenemos. Sin esas referencias, el gasto emprendido será mucho más improvisado que si hubiese un plan preconcebido. Es decir, invertiremos más y sin la certeza de que lo estamos haciendo bien. - Contratación de proveedores:
También es común que los proyectos se detengan por falta de provisiones o de materias primas. Esto se debe a una mala contratación de los proveedores o agentes que distribuyen tales productos. Un Project Manager debe asegurarse de que elige a empresas responsables, serias y con precios justos y estables. - Contratación de personal y colaboradores:
Algo similar ocurre cuando contratamos a personal que no posee las competencias para la realización de las tareas o, peor aún, cuando carecen de cualificación. En esto también debemos tener cuidado. Hay que realizar los procesos de selección con los filtros oportunos y asegurarnos de que contratamos a las personas adecuadas. No hacerlo puede llevarnos a segundas o terceras contrataciones. - Mal estado de los equipos:
Muchos empresarios no invierten en su maquinaria hasta cuando ésta da muestras de agotamiento. ¿Te imaginas que eso suceda en mitad de un proyecto? Pasa más de lo que creemos, y supone una doble inversión para los responsables de las tareas. Tanto si se va a cambiar la maquinaria como si sólo se pretende acondicionarla, lo más recomendables es hacerlo en las etapas previas. - Comunicación ineficaz o ambigua:
La comunicación es una competencia fundamental del Project Manager. Ocupa una función determinante en cualquier proceso, pues gracias a ésta se delegan las tareas y se toman las decisiones. ¿Qué puede suponer un proyecto mal dirigido desde el punto de vista de la comunicación? Sencillo: caos, improvisación, esfuerzos dobles, falta de coordinación y mal uso de recursos. En suma, más gastos.