3 Técnicas Esenciales para la Gestión Ágil de Proyectos

En este post me gustaría comentar algunos consejos prácticos sobre qué técnicas o herramientas podemos utilizar en un proyecto llevado a cabo con metodología ágil. Como es conocido, los proyectos ágiles implementan una serie de prácticas cortas y repetibles: se trata de iterar una y otra vez para ir adaptarse a requisitos cambiantes, dentro del marco del alcance del proyecto. Se busca disponer de entregables frecuentemente, con preferencia al período de tiempo más corto posible, para refinar y converger a una solución aceptable.

Este concepto de iteración requiere de algunas técnicas de gestión esenciales, vamos a las que a nuestro juicio son 3 de las más útiles:

1.       Medición de la velocidad de producción

Es un método de medición comúnmente usado en los proyectos ágiles. Es la medida de cuánto trabajo es capaz de entregar el equipo por iteración. La velocidad es específica del equipo y única para ese equipo, y se basa en la producción del equipo en las últimas iteraciones.

Esta medida tiende a variar más durante las primeras iteraciones, y luego se estabiliza cuando lo hace el equipo, con lo que los miembros se sienten más cómodos entre ellos y con el proyecto. Su gran ventaja es que permite planificar y prever el avance del equipo en las siguientes iteraciones, por lo que nos ayuda a presupuestar todo nuestro proyecto, algo que es especialmente dificultoso en desarrollos ágiles (perdemos de vista el ‘bosque’).

Jeff Sutherland (en el prólogo a "Scrum y XP desde las trincheras" de Henrik Kniberg) explica que la velocidad de producción es importantísima, porque sin ese dato el Dueño de Producto no puede crear una hoja de ruta del producto con fechas de lanzamiento creíbles.

Jeff Sutherland en ese mismo libro escribe que piensa que los únicos equipos de desarrollo de software que deben recibir inversiones de capital de riesgo son los que cumplen con los requisitos básicos del estándar que desarrolló Nokia para el desarrollo iterativo, después de años de retrospectivas con cientos de equipos Scrum. Entre estos requisitos básicos encontramos el hecho que el equipo de trabajo debe conocer su velocidad.

2.       Tableros Kanban

El Kanban (del japonés: kanban, donde “kan” significa “visual”, y “ban” significa “tarjeta” o “tablero”) es, en la versión nacida y evolucionada en Toyota, una completa metodología de seguimiento de producción.

En las metodologías ágiles se utiliza como herramienta visual, compuesta por el tablero y las tarjetas que soporta.

El concepto de Kanban es tan sencillo como útil. Se divide un tablero en columnas que indican los estados por los que debe pasar una tarea en nuestro flujo de trabajo. Un ejemplo típico de columnas sería: ToDo: para las tareas pendientes de ser iniciadas; Doing, para aquellas que se están realizando; Testing, para las tareas que están en proceso de pruebas; y finalmente la columna Done, aquellas que están finalizadas.

Las tareas se plasman en PostIt (si el tablero es físico) y se van moviendo de izquierda a derecha a medida que se van completando cada una de las etapas. Se pasan hacia adelante o hacia atrás, aunque esto último siempre ha de ser considerado como el resultado de un fallo o error.

Asociado al tablero Kanban hay otro concepto que agrega valor que es el de WIP (Work In Progress), un número que se coloca en el encabezado de la columna y que indica cuantas tareas máximas (o mínimas) puede haber de forma simultánea en una etapa.

Con este simple mecanismo se convierte el tablero en un indicador visual de los problemas de nuestro flujo de trabajo.

Si hemos llegado al límite WIP de una columna, no podemos añadir más tareas, siendo obligatorio finalizar con una de las que están en esta etapa para pasarla a la siguiente, o asumir el fracaso de una de las tareas, y reiniciarla enviándola a la columna de la izquierda. Con esto queda claro que aquí se está produciendo un cuello de botella y que es necesario que el equipo encuentre el impedimento que lo produce.

También puede ocurrir al contrario, que una columna esté continuamente vacía o con muy pocas tareas en relación a su WIP máximo. Lo cual puede indicar que hay un cuello de botella en alguna etapa anterior o que la carga de trabajo es muy baja.

Con un tablero Kanban obtenemos de un vistazo el estado del trabajo en todo momento y, así tanto el equipo como el resto de los stakeholders son conscientes de una forma muy sencilla de la realidad del progreso del proyecto.

3.       Radiadores de Información

Esta técnica sigue el concepto de utilidad del tablero Kanban, pero de hecho lo amplía. Los radiadores de información se denominan también “controles visuales”, y se trata de paneles de información, tableros, etc, que se muestran en las áreas de mucha circulación, para maximizar su exposición.

Como información a mostrar, podemos pensar en representar visualmente ítems entregados y a ser entregados, quién está trabajando en qué, métricas de velocidad y de defectos, hallazgos retrospectivos, registros de riesgos, etc. De alguna forma se pretende tener informados rápidamente a los stakeholders sobre el estado del proyecto, manteniendo de esta forma su implicación y compromiso.

¿Cómo crees que pueden ayudarte estas herramientas en tus proyectos ágiles? ¡Esperamos comentarios!