Habilidades de comunicación de un Project Manager: insustituibles

Las habilidades de comunicación de un Project Manager no pueden suplirse con tecnología. Cierto es que los últimos avances en este campo suponen un gran apoyo a la labor de un Director de Proyecto, pero hay que tratar de evitar su mal uso y su abuso, dos errores demasiado frecuentes en la gestión de proyectos hoy día.

Social media y las habilidades de comunicación de un Project Manager. Actualmente, especialmente en entornos de proyecto globales, las habilidades de comunicación de un Project Manager se apoyan en herramientas de colaboración y medios sociales. Sacar el máximo partido de las herramientas de gestión de proyectos en línea es una cuestión de equilibrio pero, sobre todo, requiere tener muy claro el propósito: gestionar personas. Si el Director de Proyecto se olvida de este fin, puede dejarse llevar por algunos de los siguientes fallos:

No conectar con la audiencia objetivo: no hay que dar por hecho que el público al que se quieren dirigir los mensajes está en las redes sociales. No siempre es así. En esos casos no tendría sentido invertir tiempo en enviar tweets, crear un wiki del proyecto o actualizar el blog de la iniciativa. Para prevenir este error:

Plantear la posibilidad de llevar a cabo una formación específica en medios sociales o herramientas de este tipo, si se considera que resultará rentable para el proyecto y que su uso es necesario.
Aprovechar las formas de comunicación que la audiencia objetivo ya está utilizando hasta que se pueda dar el paso a la nueva tecnología.

Introducir el uso de los medios sociales o cualquier otra apuesta tecnológica como fin en sí mismo: en vez de como lo que debe ser, un apoyo a las habilidades de comunicación de un Project Manager.Si se está más interesado en lo que la herramienta puede hacer, que en la forma en que puede ayudar a mejorar la gestión del proyecto, entonces probablemente no es necesaria. Evitar este fallo es sencillo:

Evaluar las necesidades presentes y futuras del proyecto.
Asegurarse de que sólo se implementan soluciones tecnológicas a los problemas que existen en realidad.

Refugiarse en la tecnología para suplir la falta de habilidades de comunicación de un Project Manager: los medios de comunicación social no van a resolver los problemas de comunicación arraigados.

Averiguar las causas de que los miembros del equipo no compartan información o no lo hagan en condiciones de efectividad.
Esforzarse por la creación de una cultura de intercambio y comunicación abierta.
Canalizar estas iniciativas de mejora introduciendo poco a poco soluciones tecnológicas que faciliten el mantenimiento de estos niveles de comunicación logrados; siempre teniendo en cuenta que la comunicación directa es prioritaria e insustituible.

Abusar de los medios sociales: o, en su caso, de la tecnología. La gestión de proyecto debe buscar la eficiencia y emplear el tiempo en publicar constantes actualizaciones de estado, poner en copia de los emails a todos los participantes en el proyecto o twitear sin parar es una gran pérdida de tiempo, para el Director de Proyecto y para el resto del equipo. Las habilidades de comunicación de un Project Manager no se demuestran por el nivel de actividad en el social media, hay que saber controlarse y:

Antes de planear una publicación tener claro que es realmente necesario.
Pensar con calma quiénes deben ser los destinatarios de cada mensaje y quiénes no.
<Asegurarse de si la comunicación debe hacerse por ese medio, en vez de por teléfono o en persona.