Herramientas útiles para el Project Management: Documento de Iniciación de Proyecto

En el post de hoy continuaremos la serie sobre herramientas útiles para el Project Management: después de haber tratado en detalle en semanas anteriores el diario de proyecto y la reunión retrospectiva final o Post Mortem, en esta entrada entraremos a hablar sobre cómo comenzar un proyecto mediante un Documento de Iniciación de Proyecto. 

¿Para qué sirve un Documento de Iniciación de Proyecto? 

El Documento de Iniciación de Proyecto busca mitigar uno de los principales obstáculos que nos solemos encontrar en la gestión de proyectos: los problemas de comunicación dentro del equipo interno y con externos. En primer lugar, es importante clarificar con el cliente cuáles son los requerimientos específicos que tiene para el proyecto y evitar así futuras discusiones o malentendidos. Adicionalmente, es también fundamental explicitar los objetivos dentro del equipo, así como determinar responsabilidades y trabajos que se esperan en cada periodo e hito. Finalmente, tanto interna como externamente, buscaremos establecer los parámetros que se utilizarán para medir resultados. 

¿Quién es el responsable de elaborar un Documento de Iniciación de Proyecto? 

El principal responsable del documento es el Project Manager como gestor del proyecto en su conjunto. No obstante, en la producción del documento el PM debe relacionarse con su equipo y con el cliente, de modo que al final pueda considerarse como un producto de todos y en el que todos se sienten comprometidos. Idealmente, se parte de un formato estandarizado en el que se incluyen las características específicas del proyecto y posteriormente se discute con los stakeholders para que todos puedan incluir sus opiniones y se consensue el resultado.  

¿Cómo se estructura un Documento de Iniciación de Proyecto? 

El Documento de Iniciación de Proyecto se establece como un archivo de texto que recoge la información esencial necesaria para la ejecución del proyecto de una manera comprensiva:  

• La primera parte del documento de iniciación debe explicar el problema que está intentando solucionarle el proyecto al cliente. Partiendo desde una explicación del contexto, se establece cuál es la necesidad y qué se va a hacer para solucionarla. Así, habiendo definido la solución se concretan los objetivos específicos que se tienen que cumplir en el proyecto  
• El siguiente punto en el documento sería establecer los principales parámetros del proyecto: principalmente presupuesto y el calendario, así como los entregables que se deben ejecutar para el cliente y las métricas que se pueden establecer para hacer seguimiento del cumplimiento de hitos.  
• Habiendo establecido objetivos, presupuestos y calendario, a continuación se deben estructurar los recursos organizando el equipo de una manera que pueda cumplir lo acordado. De esa manera, se definen los roles y responsabilidades de cada miembro para asegurarse de quién trabaja en cada entregable y a quién se consulta, quién lo aprueba antes de su entrega, quién hace seguimiento de presupuesto y calendario, etc.  
• Antes de terminar el documento, es útil hacer un análisis de riesgo para prever las contingencias que puedan surgir en la ejecución del proyecto, así como las estrategias más apropiadas para mitigar los riesgos mediante procesos de prevención y monitorización. 
• Finalmente, el documento suele terminar con un plan de acción para que el equipo interno tenga una guía para ejecución y el cliente tenga una estimación de la manera específica de cómo va a recibir su encargo. 

En definitiva, el Documento de Iniciación de Proyecto es una herramienta fundamental para comunicar, no solo con el equipo de trabajo sino también con los externos, la definición de las características básicas del proyecto: se plantean sus bases, establece su perfil, el alcance de trabajo y las directrices básicas.