Errores y descuidos imperdonables en la etapa de cierre de proyecto

La etapa de cierre de proyecto no es el final del camino sino el principio de una nueva fase, la del futuro de la organización. Llegados a este punto, hay que intentar extraer todo el conocimiento posible de la experiencia adquirida. Al margen de obligaciones, documentación y formalidades, esta fase es una lección para la empresa y, como tal, ejercerá una positiva influencia en su rendimiento futuro.

Consideraciones previas sobre el cierre de proyectos

¿Qué es el cierre de un proyecto?

Es el último paso en el ciclo de vida de un proyecto. En esta fase acaba tanto el proyecto en sí mismo como las etapas intermedias que han formado parte de él.

Es posible que al terminar el proyecto no se hayan conseguido cumplir todos los objetivos buscados, pero en la fase final se pueden extraer conclusiones que ayudarán a determinar por qué no ha sido posible alcanzar todas las metas.

¿Qué se hace en el cierre de un proyecto?

Como decíamos antes, se cierra el proceso principal y todos los intermedios. Pero, además, es fundamental documentar que se ha llegado a esta etapa.

Una vez que está todo listo, se entrega el proyecto al cliente y se llevan a cabo los trámites para dejar constancia de que ha sido aceptado.

¿Qué es el cierre administrativo de un proyecto?

Es el proceso que implica verificar y documentar los resultados obtenidos durante la realización del proyecto a fin de entregarlo al cliente y conseguir su aceptación.

El cierre administrativo puede hacerse después de cada fase del proyecto o una única vez al finalizar del todo el mismo.

¿Cómo se hace el cierre financiero de un proyecto?

El cierre financiero es una etapa básica en la gestión de proyectos, porque gracias a él se consiguen los fondos necesarios para poder abordar cada una de las fases en que se divide el proyecto.

La clave está en hacer una buena evaluación del coste de cada fase, calibrando incluso posibles amenazas y riesgos, para poder elaborar un presupuesto que sea lo más ajustado posible.

Aspectos a tener en cuenta en la etapa cierre de proyecto

Un proyecto es una experiencia constructiva, en la teoría y en la práctica, y lo debe ser hasta el último momento, incluyendo la fase de finalización. En esta etapa hay que tratar de aplicar las mejores prácticas:

Debe planearse con tiempo.

Hay que sujetar el cierre de proyecto a una estrategia.

Es recomendable asegurarse de que se han completado todas las fases anteriores y de que se ha entregado todo lo que quedaba pendiente.

Se debe llevar a cabo en colaboración con los miembros más importantes del equipo.

Estrategia para la etapa de cierre de proyecto

El diseño de la estrategia de la etapa cierre de proyecto puede resultar complicado, por eso, una forma de simplificar y ganar en claridad puede ser hacerse las siguientes preguntas:

¿Quién será el responsable o responsables de proceder al cierre?
¿Con cuánta antelación hay que avisar de que se ha alcanzado la etapa de cierre de proyecto? ¿En conocimiento de quién debe ponerse?
¿Se han elaborado todos los informes y preparado la documentación de cierre? ¿Quién es el responsable de su confección?
¿Sabe cada persona cuáles son sus responsabilidades en cuanto al cierre de proyecto? ¿Existe un planning para instruirles?
¿Qué activos deberán permanecer hasta el último momento?
¿Dónde se archivarán los documentos de proyecto? ¿Quién se encargará de ello?
¿Quién se encargará de monitorizar la generación de ingresos?

Principales fallos a evitar en la etapa de cierre de proyecto

No completar la documentación: hecho que puede provocar retrasos en el planning o generar disconformidades por parte del cliente.
No proceder a su correcto archivo: este debe contener la ubicación de los documentos clave, así como todos los que guarden relación con el proyecto. Especificando si también existen en formato electrónico y cuál es la forma de acceder a ellos. Deben quedar disponibles para casos de inspecciones futuras.
Olvidarse de llevar a cabo un inventario de activos: en él se debe recoger toda la información acerca de fecha de compra, descripción, precio, número de serie y la localización del activo, entre otros.
No conservar los registros de gestión de proyecto: entre los que podrían destacarse los registros de auditoría completos de los costos reales, la financiación complementaria, los medios de pago empleados, la contratación de personal y las descripciones de cada puesto de trabajo.
No hacer una valoración del proyecto en su conjunto: esta evaluación es necesaria de cara a futuros proyectos, ya que sirve como repaso. En este balance hay que destacar las acciones que mejores efectos han procurado, los riesgos a que se tenido que hacer frente, y las soluciones que se han escogido para superarlos.
No llevar a cabo una revisión post-implementación: lo que impide que se transmitan los conocimientos obtenidos de esta experiencia para su aplicación en futuros proyectos.
No hacer una correcta reasignación de los miembros del equipo del proyecto a los roles adecuados en la organización: lo que lleva a perder la experiencia y el conocimiento que han obtenido con su trabajo en el proyecto.
No formalizar la aceptación del proyecto: un documento de relevante importancia y con efectos legales.
No entregar la documentación del proyecto al cliente: tanto los documentos entregables como el material de tipo formativo o de carácter informativo que se haya pactado.
Desconocer la posible existencia de auditorías o monitorización posteriores al cierre: en ocasiones los proyectos quedan sujetos a este tipo de revisiones, para las que hay que estar preparado.