Las claves del éxito en la etapa de iniciación de un proyecto
En todos los aspectos de la vida es importante empezar con buen pie. La etapa de iniciación de un proyecto es un ejemplo más de la necesidad de una buena preparación, sobre todo teniendo en cuenta su criticidad para la evolución del proyecto, al ser todo lo que sucede antes de su aprobación y planificación. Tiene lugar, generalmente, de forma simultánea a la preparación de un business case, aunque puede deberse a la aparición de una oportunidad sobrevenida.
Visión de conjunto previa a la etapa de iniciación de un proyecto
- Determinación de la necesidad de cambio: en base a la medida del rendimiento, la exploración del entorno y un informe que recoja esta necesidad y sus motivaciones.
- Validación de la necesidad del business case: documentando el estado presente, el futuro y procediendo a la validación.
- Desarrollo del business case: documentando la evaluación de impacto, la transición de negocio, la evaluación de negocio y su nivel de adecuación.
A partir de aquí se puede trabajar en la estrategia llevando a cabo las siguientes acciones:
- Seleccionar a un Director de Proyecto.
- Determinar la cultura de empresa y sistemas existentes.
- Dividir los proyectos largos en fases.
- Identificar a los stakeholders.
- Establecer las necesidades de negocio.
- Definir los objetivos de proyecto.
- Documentar las suposiciones y restricciones.
- Documentar la estrategia de transición: gobierno, estructura, recursos, determinaciones operacionales y mejores prácticas.
- Documentar el alcance.
- Documentar los requerimientos de negocio.
Etapa de iniciación de un proyecto: mejores prácticas
La incorporación de mejores prácticas en la etapa de iniciación del proyecto ayudan a finalizarla con éxito y ponen a todo el equipo en la pista correcta para concluir el proyecto en los términos previstos. Entre las más relevantes se encuentran:
1. Conocer el proyecto
- ¿Por qué se lleva a cabo el proyecto?
- ¿Por qué se lleva a cabo en este momento?
- ¿Qué beneficios aporta a la organización?
2. Conocer a las partes interesadas
- ¿Quién puede ayudar a definir el alcance del proyecto?
- ¿Quién puede influir en el éxito o fracaso del proyecto?
- ¿A quién se le requerirá tomar decisiones críticas?
3. Comenzar el estudio de viabilidad y la definición de proyecto
- ¿Cuáles son los supuestos?
- ¿Qué limitaciones existen?
- ¿Cuáles son los riesgos?
4. Establecer y documentar el nivel de compromiso de los participantes en el proyecto
- ¿Qué número de partes interesadas es necesario para el quórum?
- ¿Cuáles son los requisitos para alcanzar un acuerdo?
- ¿Cuál es el plazo máximo de toma de decisiones de proyecto?
5. Definir el alcance de proyecto
- ¿Cuál es la visión del proyecto?
- ¿Quiénes son los clientes y quiénes las partes interesadas?
- ¿Cuál es la estructura organizativa de proyecto?
- ¿Cómo se puede documentar el plan general de ejecución?
6. Nombrar al equipo de proyecto
- ¿Quiénes participarán en el proyecto?
- ¿Cuáles serán sus roles y responsabilidades?
- ¿Qué habilidades y experiencia son necesarias para cada puesto?
- ¿En qué condiciones se trabajará?
- ¿Cuál es su posición en el organigrama?
- ¿A quién reporta cada persona?
El documento de inicio de proyecto y la revisión de la fase
En la etapa de iniciación de un proyecto interviene distinta documentación, entre la que destacarían el estudio de viabilidad, el project charter y el check list de revisión de la etapa. También es necesario elaborar el alcance de proyecto, también llamadodocumento de iniciodel proyecto. Su principal característica es que tiene valor y fuerza contractual para el proyecto (al crear un vínculo entre el director del proyecto yla junta del proyecto). En él, se deben establecer, como mínimo, los siguientes puntos:
- Lo que el proyecto se propone alcanzar.
- Por quées importante lograrlo.
- Quién participará en la gestión del proceso y cuáles son sus responsabilidades.
- Cómo y cuándo se llevará a cabo el proyecto.
Este documento tiene que responder a las preguntas anteriores a un nivel de detalle suficiente para ayudar a mantener el control del proyecto y tras su entrega y aprobación, que culminaría la etapa, habría que proceder a la revisión de la fase. Si la valoración es positiva se habrá obtenido la confirmación definitiva para proceder y comenzar con la fase de planificación de proyecto.
