¿Conoces cuáles son las etapas de un proyecto?
Para convertirte en un excelente gestor, tendrás que dominar tus proyectos de principio a fin. Aunque durante tu vida como Project Manager no siempre serás responsable de tus proyectos desde el principio – por ejemplo, puedes empezar a hacerte cargo cuando el proyecto ya se encuentra en fase de ejecución en sustitución de otra persona – es importante que tengas claras cuáles son todas las etapas por las que, necesariamente, pasa un proyecto.
Dividir la montaña en granos de arena
Los proyectos comienzan siendo ideas. Ideas que provienen de clientes o que la empresa les ofrece. Estas ideas evolucionan, adquieren una forma más concreta, se definen. Cuando la definición ha sido consolidada y todas las partes están de acuerdo, comienza la verdadera gestión de proyecto. Aunque cada proyecto varía en diferentes aspectos, como la complejidad, la duración o la temática, todos ellos tienen fases en común. Reconocer estas fases te ayudará a establecer metas y objetivos concretos, así como a controlar la duración y los costes de tu proyecto. Para hacerte una primera idea de las fases de un proyecto.
Es el viejo truco de dividir la gran montaña en pequeños granos de arena para poder hacerla manejable. Al terminar cada etapa, puedes establecer controles de calidad y realizar una evaluación del grado de éxito alcanzado y de los aspectos mejorables en ella. Además, puedes extraer lecciones que te servirán para gestionar las etapas siguientes un grado mayor de satisfacción para todos los involucrados en ella. Así, de cada fase surgirán unos resultados, en forma de documentos, productos u otro tipo de entregables.
Etapas de un proyecto
Las etapas de un proyecto suelen completarse secuencialmente, aunque en algunos momentos puntuales pueden coexistir. Habitualmente se suelen distinguir cuatro principales, aunque según la naturaleza de tu proyecto puedes añadir o eliminar fases. Lo importante es que la estructura en etapas te ayude a la gestión.
- Inicio: implica las tareas de definición del proyecto, que consisten en acotar su alcance y realizar los procedimientos necesarios a nivel administrativo para abrir el proyecto de forma oficial dentro de la compañía.
- Planificación: consiste en establecer las acciones que se llevarán a cabo durante el proyecto y su calendarización en el tiempo, así como los objetivos que se pretenden conseguir y los recursos de los que se dispone, tanto humanos como materiales. Lo más común es realizar una matriz en la que para cada acción que hay que realizar se establece un responsable y una fecha en la que dicha acción debe estar finalizada. De esta manera, durante la siguiente etapa de ejecución se puede realizar el seguimiento del proyecto de forma sencilla.
- Ejecución y monitorización: una vez el proyecto está planificado, la ejecución consiste en que cada miembro del equipo tomará la matriz definida y realizará las tareas que le han sido asignadas. La misión del gestor aquí es doble; por un lado vigilar que la planificación se cumple con la mayor precisión posible, tanto en tiempo como en esfuerzo (para que no aumenten los costes), por otro, coordinar al equipo y facilitar la solución a los problemas que vayan surgiendo al equipo para desatascar posibles cuellos de botella. Como gestor, irás realizando modificaciones en tu planificación para reajustarla, adelantándote a los riesgos y comunicando el estado del proyecto a tus interlocutores (jefes y clientes).
- Cierre del proyecto: esta fase es meramente administrativa pero muy importante. Implica concluir oficialmente el proyecto, de manera que todos los implicados entienden que las tareas planificadas se han ejecutado y se puede realizar una valoración final del éxito del proyecto.
