El arte de controlar la etapa de planificación de un proyecto

¿Has planificado alguna vez un proyecto? Seguro que sí, aunque solo haya sido en la vida personal. Unas vacaciones, una mudanza, una nueva etapa en tu vida… Las preguntas que habrás tenido que responder son siempre las mismas: ¿quién hace qué? ¿cómo? ¿cuándo? Planificar es tan sencillo – o tan complicado – como dar respuesta a estas preguntas. Planificar es decidir y tomar decisiones tiene su grado de complejidad. En la gestión de proyectos dentro del ámbito profesional sucede lo mismo.

¿Cuánta planificación hay que realizar?

Existen dos tipos de personas; los que necesitan planificarlo todo, hasta el más mínimo detalle, para sentirse seguros y los que van improvisando sobre la marcha. Los primeros suelen tener un cerebro más estructurado, afín a las ciencias, mientras que los segundos responden a personalidades más creativas. ¿De qué tipo eres tú? En todo caso, cuando realizas un rol de gestor de proyectos, debes decidir cuánta parte del proyecto es necesario planificar y qué otra parte dejas a la improvisación. Para hacerlo, ten en cuenta:

• Las filosofía de la empresa para la que trabajas: las empresas son como las personas, por eso también hay dos tipos. En algunas organizaciones te exigirán que conozcas con antelación el máximo número de detalles mientras que en otras la urgencia en la ejecución del proyecto impedirá que se dedique un tiempo elevado a la planificación
• La importancia, duración o complejidad del proyecto: a medida que adquieras responsabilidades en proyectos más importantes, los proyectos sean más largos o más complejos, tendrás más necesidad de evitar riesgos y tenerlo todo bajo control. Eso te obligará a una mayor planificación.
• El grado de incertidumbre a que se somete el proyecto: cuando existen muchos detalles por resolver en etapas tempranas del proyecto, una planificación intensa te ayudará a resolver muchas de esas incertidumbres.

¿Cuándo debes planificar el proyecto?

Depende. En proyectos pequeños, con pocas incertidumbres y relativamente sencillos, es posible y recomendable realizar toda la planificación al principio. Sin embargo, en proyectos de mayor envergadura esto puede ser contraproducente porque puede obligarte a tener que replanificar demasiadas veces, gastando un esfuerzo extra que no haría falta. Así, cuando prevés que tu proyecto va a cambiar a lo largo del tiempo, es recomendable que establezcas distintos hitos de planificación, por ejemplo por etapas, de manera que realices la planificación al principio de cada etapa. Así, al llegar a cada uno de esos momentos tendrás más información y podrás planificar de forma más precisa. La desventaja es que esto te impide prever posibles riesgos que, planificando al principio, podrías haber previsto.

¿Cuánto tiempo debe durar cada fase?¿y cada hito?

Esta es la gran pregunta cuya respuesta es siempre una incógnita. Sólo la experiencia te puede ayudar a hacer el cálculo. En previsión, guarda “bolsas de tiempo” en las distintas etapas de proyecto, para ayudarte a controlar desviaciones en el calendario. Si no cuentas con mucha experiencia no desesperes, tienes algunas herramientas que te ayudarán a estimar la duración de tu proyecto:

• Proyectos pasados similares que puedas conocer, aunque no los hayas gestionado tú.
• Pregunta a las personas que van a realizar las tareas, nadie mejor que ellas saben cuánto tardarán.
• Busca la ayuda de personas con más experiencia para que revisen tu planificación y te ayuden a detectar estimaciones incorrectas.