¿En qué consiste el portal del empleado?

La forma de comunicarse en el seno de las organizaciones ha evolucionado enormemente en los últimos años. Debido a que cada vez más las empresas cuentan con herramientas que favorecen la interconexión entre sus miembros, esta evolución ha llegado para quedarse.

Las grandes compañías ya han implantado sistemas de comunicación interna entre empleados. Esta nueva forma de entender la comunicación en la empresa y el flujo de información ha dado lugar a que los departamentos de recursos humanos desarrollen procesos de descentralización.

Uno de los más destacados exponentes de esta descentralización de actividades se refleja en el llamado portal del empleado. Se trata de un entorno interno en la organización al que acceden todos sus trabajadores y donde se puede acceder a todo tipo de información relacionada con la gestión de las personas en la empresa. Este entorno puede ser considerado como un autoservicio para el empleado, ya que dentro de este espacio es posible que los trabajadores puedan consultar su nómina, controlar sus horarios de entrada y salida, descargar y visualizar información relacionada con la empresa y con los recursos humanos, etc.

El portal del empleado viene a ser una evolución natural del concepto de intranet, que ha terminado por convertirse en un auténtico gestor para las personas que trabajan en una organización. Para la administración de Recursos Humanos dentro de una empresa, contar con este portal supone un apoyo importante en sus tareas y una descarga de trabajo que es asumido directamente por el propio trabajador.

Información que ofrece un portal del empleado:

• Información administrativa: la documentación administrativa propia de la gestión de recursos humanos, como son las nóminas, documentación de seguridad social, modelos a cumplimentar por el trabajador para hacienda.
• Seguimiento y control del trabajador: llevar un control del registro de horas trabajadas por cada empleado en la organización pueden realizarse a través del portal del empleado. Tanto el área de Recursos Humanos como el propio trabajador pueden acceder a este entorno para consultar el registro horario del trabajador, las horas de entrada y salida, los días de baja laboral, las vacaciones.
• Comunicación: permite comunicar directamente a los trabajadores cualquier notificación o información que sea necesaria. Los empleados pueden acceder a estos comunicados y estar al tanto de todo lo que se transmite.
• Acceso a formación: la propuesta formativa para los trabajadores según los perfiles profesionales puede ser consultada, e incluso es posible que este entorno cuente con una plataforma de tele formación donde los trabajadores podrán acceder a la formación disponible para ellos.
• Entorno de ocio: actividades como eventos deportivos, fiestas, celebraciones, competiciones, etc., son algunas de las actividades que pueden ser organizadas o informadas en este entorno.
• Información corporativa: la relativa a la documentación y modelos corporativos. Las plantillas de email, modelos de documentos en Word para concursos, etc pueden estar disponibles en este entorno y así, facilitar el trabajo diario en la organización.

Ventajas del portal del empleado:

• Permite que el trabajador tenga un mejor conocimiento sobre la organización.
• Genera una sensación de pertenencia a una comunidad.
• Se minimizan los tiempos dedicados a aspectos burocráticos.
• La relación entre la empresa y los trabajadores puede mejorar considerablemente.
• Un beneficio importante es la mejora en la comunicación interna.
• Actualización continua de información.
• Optimización del tiempo dedicado de los miembros del departamento de recursos humanos.
• Implicación de los trabajadores en la empresa.
• Mayor homogeneidad en la información.

Muchas empresas ya han empezado a desarrollar un software específico para ofrecer a los departamentos de recursos humanos de empresas pequeñas y medianas un entorno de portal del empleado ya configurado con las necesidades principales para sus trabajadores.

Existen unos requisitos que deben cumplir estos programas de software para que realmente sean efectivos:

1. Tener un interfaz responsive o adaptativo. Esto implica que sean entornos que puedan ser visualizados de forma óptima tanto en el ordenador como en la tableta o el PC.
2. Permitir un número mínimo de accesos y perfiles. Estos programas deben posibilitar que todos los miembros de la organización puedan registrarse y conectarse de forma continuada sin que ello influya en el funcionamiento.
3. Cubrir todas las áreas. Una vez que se tiene claro qué tipo de información es interesante tener recogida en el portal del empleado es preciso que el software pueda ser configurado y activado para todas las actividades propias de este entorno.
4. Ser actualizable. Es deseable que este programa posibilite su actualización continua garantizando que se puede tener siempre disponible la última versión y que sea compatible con los navegadores y sistemas empleados en la organización.

Relexión: ¿el portal del empleado es una evolución y revolución para el ámbito de los recursos humanos, la cual debe ser aprovechada por las empresas?