El Portal del Empleado

Las grandes compañías ya han implantado sistemas de comunicación interna entre empleados. Esta nueva forma de entender la comunicación en la empresa y el flujo de información ha dado lugar a que los departamentos de recursos humanos desarrollen procesos de descentralización.

Uno de los más destacados exponentes de esta descentralización de actividades se refleja en el llamado portal del empleado. Se trata de un entorno interno en la organización al que acceden todos sus trabajadores y donde se puede acceder a todo tipo de información relacionada con la gestión de las personas en la empresa. Este entorno puede ser considerado como un autoservicio para el empleado, ya que dentro de este espacio es posible que los trabajadores puedan consultar su nómina, controlar sus horarios de entrada y salida, descargar y visualizar información relacionada con la empresa y con los recursos humanos, etc.

Gracias a esta herramienta los departamentos de recursos humanos pueden dedicar y centrar su actividad en la búsqueda y selección de talento para la organización. Ya pueden olvidarse de tareas como enviar la nómina a los trabajadores o el simple envío de circulares informativas por email.

¿Qué información ofrece un portal del empleado?

Para las personas que no están acostumbradas a este nuevo entorno o no conocen el concepto, resulta complejo imaginar qué puede aportarles este espacio en la empresa. El tipo de información que suele aparecer en el portal del empleado es:

• Información administrativa: La documentación administrativa propia de la gestión de recursos humanos, como son las nóminas, documentación de seguridad social, modelos a cumplimentar por el trabajador para hacienda, son algunos de los documentos que pueden estar a disposición de los trabajadores en este entorno.
• Seguimiento y control del trabajador: Tanto el área de Recursos Humanos como el propio trabajador pueden acceder a este entorno para consultar el registro horario del trabajador, las horas de entrada y salida, los días de baja laboral, las vacaciones, etc. Toda esta información queda centralizada en este entorno y los trabajadores ya no tendrán que consultar con la administración de Recursos Humanos para conocer estos datos.
• Comunicación: La gran ventaja para los departamentos de recursos humanos de contar con un portal del empleado es, precisamente, que permite comunicar directamente a los trabajadores cualquier notificación o información que sea necesaria.
• Acceso a formación: Lo más interesante de este hecho es que la propuesta formativa para los trabajadores según los perfiles profesionales puede ser consultada, e incluso es posible que este entorno cuente con una plataforma de tele formación donde los trabajadores podrán acceder a la formación disponible para ellos.
• Entorno de ocio: Se pueden anunciar actividades como eventos deportivos, fiestas, celebraciones, competiciones, etc., son algunas de las actividades que pueden ser organizadas o informadas en este entorno. Dentro de este entorno autogestionado también es posible que los trabajadores puedan compartir documentación, fotografías y demás material propio de sus momentos compartidos.
• Información corporativa: También puede ser habitual encontrar en el portal del empleado es la relativa a la documentación y modelos corporativos. Las plantillas de email, modelos de documentos en Word para concursos, etc pueden estar disponibles en este entorno y así, facilitar el trabajo diario en la organización.

Ventajas del portal del empleado.

Como principales ventajas podríamos destacar:

1. Permite que el trabajador tenga un mejor conocimiento sobre la organización. En este entorno podrá tener información sobre la empresa como los valores, misión, principios y todo aquello que ayuda a saber más sobre la organización.
2. Genera una sensación de pertenencia a una comunidad. Precisamente por el hecho de ofrecer información que afecta a un colectivo amplio, como los trabajadores de la empresa, el trabajador percibirá que forma parte de esa comunidad.
3. Se minimizan los tiempos dedicados a aspectos burocráticos. Precisamente, el poder consultar la información directamente en el portal y la menor necesidad de realizar tareas administrativas hace que el tiempo de estas tareas se reduzca considerablemente..
4. Existe una mejora en la comunicación interna. Como herramienta de comunicación interna facilita el flujo de información entre los miembros de la organización y en el seno de la empresa.
5. Facilidad para subir la información más actualizada de la empresa y toda la información de interés para los trabajadores hace que todos los miembros de la organización puedan tener actualizada de forma continua toda la documentación y novedades.
6. Gracias a la reducción de tareas que supone el portal del empleado para los miembros de recursos humanos, estos pueden dedicar más tiempo a otras tareas más necesarias en la empresa y de mayor valor añadido para la organización.
7. Mayor homogeneidad en la información. A través de este entorno todos los trabajadores de la empresa reciben la misma información y en las mismas condiciones.

De acuerdo con las ventajas señaladas de tener un portal del empleado es posible comprender la importancia que esta herramienta y la necesidad de implementarla cada vez en un mayor número de empresas. Aunque son las grandes empresas las que primeramente han desarrollado estos entornos para sus trabajadores, cada vez más las empresas medianas y pequeñas empiezan a tomar conciencia de la importancia de estos entornos para las organizaciones y sus trabajadores.

Muchas empresas ya han empezado a desarrollar un software específico para ofrecer a los departamentos de recursos humanos de empresas pequeñas y medianas un entorno de portal del empleado ya configurado con las necesidades principales para sus trabajadores. Estos programas reúnen todos los requisitos necesarios para beneficiar al área de recursos humanos y favorecer una menor carga de trabajo en beneficio de la generación de colaboración y comunidad en la organización.

Algunos de los requisitos que deben cumplir estos programas de software para que realmente sean efectivos son:

• Que sean entornos que puedan ser visualizados de forma óptima tanto en el ordenador como en la tableta o el PC.
• Permitir un número mínimo de accesos y perfiles. Estos programas deben posibilitar que todos los miembros de la organización puedan registrarse y conectarse de forma continuada sin que ello influya en el funcionamiento.
• Ser actualizable. Es deseable que este programa posibilite su actualización continua garantizando que se puede tener siempre disponible la última versión y que sea compatible con los navegadores y sistemas empleados en la organización.

Reflexión: ¿Se puede considerar que el portal del empleado supone toda una evolución y revolución en RRHH?