Cómo elegir tu herramienta de planificación en Project Management

Después de haber comentado en anteriores posts de este blog algunas herramientas útiles para el Project Management como el diario de proyecto, el Post-Mortem o el documento de iniciación de proyecto, hoy vamos a profundizar en las herramientas de planificación y cómo elegir la más adecuada. 

Software más utilizado: la Planificación

No hay duda que la herramienta más útil para el Project Management es la de planificación, ya que permite gestionar un cronograma de actividades asignando costes y recursos y analizar sensibilidades a potenciales cambios. Por tanto, el tipo de software más utilizado en Project Management es desde luego el de planificación. Hay disponibles en el mercado una gran variedad de opciones a elegir: a continuación vamos a revisar las características de este tipo de herramientas para que seamos capaces de escoger la más adecuada a nuestras necesidades.

Distintos programas y sus características

Complejidad de la herramienta, adopción y necesidad de formación

De entre los softwares disponibles, hay algunos programas más sencillos y otros más complejos; y pueden tener mayores o menores funcionalidades. Hay que tener en cuenta que no siempre la herramienta más compleja es la más adecuada, porque a medida que se ofrezcan más funcionalidades o una mayor customización, su adopción por el equipo suele ser menor y además se requiere de una formación adicional para los usuarios.  

Planificación de Project Management gratuita o con coste

Existen en el mercado programas de planificación gratuitos pero lógicamente suelen tener prestaciones limitadas. Alternativamente, se pueden escoger opciones de pago, cuyo coste se basa en los usuarios que las usen o en las prestaciones disponibles. Todos los programas suelen tener periodos de prueba gratuitos, lo que permite a los Project Managers valorarlas en la práctica y así decidir si en su uso les merece la pena elegir una alternativa sin coste o pagar más o menos.

Programas de Project Management offline o SaaS

Tradicionalmente, los software de planificación se instalaban en un ordenador para ser ejecutados desde el mismo. No obstante, ahora hay herramientas online a las que se accede desde la nube y pueden ser utilizadas también desde el móvil o desde la tablet; aunque hay que tener en cuenta que en ocasiones estas opciones “software as a service” (SaaS) pueden tener menores prestaciones.

Integración del Project Management con otras herramientas corporativas

Es muy interesante que el software elegido se pueda integrar con otras suites que use la empresa para facilitar su manejabilidad. Además de la integración necesaria con los ERP corporativos tanto financieros como de recursos humanos, muchos programas permiten por ejemplo enviar automáticamente comunicaciones mediante los sistemas de correos electrónicos o chats corporativos, almacenar documentos en el data room de la compañía u  organizar reuniones o videollamadas.

Disponibilidad de plantillas 

Suele ser muy útil poder apalancarse en la experiencia del creador del software y de sus clientes para acceder a plantillas que han demostrado ser útiles para otros Project Managers y en otras empresas; por ejemplo gráficos, informes o paneles de control.

Planificación de Project Management multiproyecto

Hay algunos programas que permiten trabajar con varios proyectos a la vez y compartir recursos entre ellos, lo que resulta útil para poder gestionar las capacidades disponibles a nivel multiproyecto y desde un punto de vista corporativo.