Herramientas útiles para el Project Management: el Post mortem
En la serie de posts que estamos publicando sobre herramientas útiles para el Project Management, después de diseccionar el diario de proyecto dedicaremos la entrada de hoy a hablar sobre las reuniones retrospectivas para analizar las enseñanzas tras un proyecto, o como se conoce comúnmente: el Post Mortem.
¿Por qué se hacen Post Mortem en Project Management?
Pese a que, como comentamos en entradas anteriores, cada proyecto es único, lo que complica la replicabilidad en Project Management; sí resulta fundamental aprender lecciones de lo que hacemos cada proyecto para intentar aplicarlas en la medida de lo posible en el futuro y mejorar en nuevas iteraciones.
Los Post Mortem se convierten, de cierta manera, en una forma de gestionar el riesgo mediante el análisis de mejoras de procesos y la promoción de las mejores prácticas, si lo miramos desde una perspectiva positiva. Desde la negativa, sirven para detectar los principales errores del proyecto e intentar evitar que vuelvan a replicarse.
¿Cuándo se debería realizar un Post Mortem?
Lo antes posible: idealmente en cuanto terminemos el proyecto para evitar que se nos olviden lo que ha ocurrido y no podamos sacar las lecciones necesarias. En general, tenemos un sesgo que nos lleva a enterrar en la memoria los problemas y quedarnos sólo con las cosas buenas; lo que perjudicaría la eficiencia del análisis. Un buen consejo es agendar una reunión de post-mortem para cuando termine el proyecto con suficiente antelación: de esta manera evitaremos pasar página demasiado rápidamente.
¿Cómo se estructura un Post Mortem?
La parte principal de un Post Mortem es una reunión en la que todo el equipo habla libremente sobre el proyecto: expectativas iniciales, eventos ocurridos, procesos implementados, principales resultados tanto objetivos (horas, costes y beneficios) como subjetivos (como satisfacción del cliente y del equipo), etc.
Con el objetivo de que la reunión sea eficiente, los participantes deben prepararla con antelación, para lo que es necesario tener una agenda clara con anterioridad. Una buena práctica es circular un cuestionario para que el equipo reflexione previamente sobre los temas a tratar.
Finalmente, se deben tomar notas de la reunión y circularlas entre los participantes para disponer de un documento de consulta en el futuro. En concreto, si se han tenido conclusiones claras sobre aspectos a mejorar; es un buen foro donde proponer planes de acción para corregir esas mejoras mediante medidas concretas y comentarlas no solo con los participantes del proyecto sino también con otros miembros relevantes de la organización.
¿Qué tipos de datos podemos analizar en un Post Mortem?
Desde un punto de vista cuantitativo, se pueden analizar los costes y beneficios resultantes del proyecto, por ejemplo las desviaciones presupuestarias tanto en costes como en horas de trabajo.
No menos importante es el análisis cualitativo, donde se aprecia la calidad percibida, satisfacción del cliente, del equipo, etc. Estos datos son más difícilmente obtenibles, siendo necesario establecer encuestas u otras tomas específicas de datos para poder analizarlos.
En definitiva, el Post Mortem se constituye como una herramienta útil para el Project Management que sirve para cerrar un proyecto eficientemente extrayendo con retrospectiva las lecciones y aprendizajes necesarios para que la organización desarrolle un ejercicio de mejora continua.