Beneficios de elaborar un mapa de procesos en tu empresa

Muchos profesionales de la gestión caen en un fallo habitual: consideran que, de cara al aumento del rendimiento y la productividad, basta con identificar los procesos que tienen lugar a nivel interno en una organización y se olvidan de otro paso fundamental en ese proceso: la elaboración de un mapa de procesos.

Tipos de procesos que confluyen en una organización

Definir los procesos que ocurren en tu negocio no es un error en sí mismo, claro que no. Es un paso necesario para poder mirar con detalle las acciones que los componen y, a la vez, intervenir en ellos con el objetivo de introducir mejoras y soluciones.

El problema viene cuando asumimos que todos estos procesos son iguales por el solo hecho de que ocurren en un mismo escenario: nuestro negocio.

Conviene, por tanto, poner el foco en las diferencias que existen entre ellos. Recuerda que ningún proceso corporativo es igual a otro, pues difieren en elementos como sus recursos, el personal involucrado, los objetivos y hasta los métodos de implementación.

A veces coincide que los procesos de una empresa corresponden con las distintas áreas que la componen. Otras veces esta distinción no es tan clara. Sea como sea, lo que sí debes tener en cuenta son las tres categorías esenciales de los procesos corporativos:

1. Procesos estratégicos:

Son los que tienen que ver con el funcionamiento de la empresa en su conjunto. Recorren todas las áreas del negocio. Involucran a todo el personal y a partir de ellos se definen fórmulas de funcionamiento corporativo.

2. Procesos operativos:

Se trata de aquellos que se desarrollan puntualmente y que cubren necesidades específicas de la empresa. Su nivel de incidencia es menor que un proceso de tipo estratégico, aunque no por ello están desvinculados del mapa de procesos.

3. Procesos de soporte:

Hablamos en este caso de aquellos procesos que, sin tener relación directa con la actividad comercial de la empresa, apoyan el funcionamiento de la misma,  por ejemplo, la formación del personal, el soporte informático, la reputación de la marca, el mantenimiento de las instalaciones, etc.

Mapa de procesos, ¿cuáles son sus beneficios reales?

Cuando has identificado los procesos que ocurren en tu organización y has definido su carácter y sus especificidades, el siguiente paso es elaborar un mapa de procesos que te sirva para visualizarlos y emprender una gestión eficaz de ellos.

Un mapa de procesos es un gráfico a través del cual proyectamos la totalidad de las acciones que tienen lugar en un negocio y reflejamos la relación que existe entre ellos. Al hacerlo, estamos obteniendo importantes beneficios como:

• Mejora la definición de roles y responsabilidades, no solo en los niveles superiores de cada departamento o de la propia empresa, sino del grueso de los colaboradores que integran los equipos de trabajo.
• Optimiza la comunicación entre áreas o departamentos que guardan una relación directa y ayuda a identificar puntos improductivos.
• Favorece la alineación de objetivos y funciones corporativas, pues los distintos niveles de la empresa se reacomodan o se adaptan a las necesidades generales. Ninguna pieza queda fuera del conjunto.

La unidad, el orden y la coherencia son tres elementos asociados a cualquier mapa de procesos. No olvides, además, que para obtener los resultados esperados, también debes impulsar labores continuas de monitorización y seguimiento.