La gestión por procesos, ¿qué ventajas tiene?
Los procesos no necesariamente tienen que estar compuestos por tareas complejas. Para que puedan considerarse como tal, basta con que las tareas que los componen estén encadenadas unas a otras y generen un valor añadido.
Según esta definición, casi todo lo que ocurre al interior de una empresa, sea cual sea su naturaleza o campo de operación, puede ser considerado como un proceso.
De ahí la importancia de adoptar un modelo basado en la gestión por procesos, un método que surgió a principios del siglo XX y que desde entonces ha ido evolucionando hasta ser uno de los más prestigiosos en el mundo.
Gestión por procesos: características y principales ventajas
El principio fundamental de la gestión por procesos es entender el negocio como un todo, es decir, no sólo como la suma de cada una de sus partes sino, por el contrario, como la unidad que en sí misma representa.
Cada vez son más las empresas que se suman a este modelo de gestión. La idea es que los departamentos, áreas, secciones o niveles estén perfectamente alineados y tengan una participación directa y activa en los resultados y acciones finales.
Tanto las empresas pequeñas como las grandes pueden adoptar el modelo de gestión por procesos. No existen limitantes en este sentido; la única consideración tiene que ver con el grado de alineación de las áreas, que en las grandes empresas será mucho mayor que en las pequeñas y medianas.
Las ventajas que supone este modelo son numerosas, pues dos de sus características principales son la flexibilidad y la fácil adaptación a cualquier tipo de proceso. Veamos de qué manera puede beneficiarse tu empresa al adoptarlo:
- Facilita de la toma de decisiones:
Al estar alineadas todas las áreas de la empresa, la alta gerencia evita la reiteración innecesaria de órdenes y, por ende, puede tomar decisiones de forma clara y sin entrar en contradicciones. Además, sus mensajes serán más eficaces y dispondrá de canales de comunicación adecuados en cada caso.
- Mejora la gestión e implementación de recursos:
Si mejora la comunicación y la relación entre las distintas áreas, es lógico que a la vez también mejore el uso de los recursos. De esta forma evitaremos la formulación de soluciones adicionales y el gasto orientado a corregir fallos.
- Favorece la calidad de los productos:
En la gestión por procesos, la interconexión entre distintas áreas o dependencias contribuye a mejorar las zonas improductivas de los procesos o aquellas en las que el valor añadido sea mínimo. Esto, como es lógico, ayuda a que los productos sean cada vez mejores y se ajusten a las necesidades de los clientes.
- Aumenta la satisfacción del cliente:
Y si los productos son mejores, esto incidirá notablemente en la satisfacción de los clientes, que es, recordemos, el principal objetivo de cualquier estrategia de ventas.
Una cosa más: la gestión por procesos también ayuda a democratizar las empresas, es decir, no sólo elimina barreras para la interacción de todos sus componentes sino que, además, genera espacios de trabajo más abiertos y fluidos, tal como lo exigen los modelos de gestión empresarial del siglo XXI.