Tips para realizar protocolosde comunicacion empresarial

Uno de los aspectos más cruciales en una empresa es la comunicación, no sólo a nivel externo, también a nivel interno. Una buena comunicación es clave para el éxito empresarial. Por eso, es importante establecer protocolos de comunicación conocido y seguido por todos los trabajadores.

Saber cómo dirigirse a un cliente, proveedor o compañero, qué medio utilizar para ofrecer cada tipo de información, los canales a seguir o qué documentos deben llevar el logo de la empresa, ayudará a mejorar las relaciones tanto dentro como fuera de tu empresa y a ofrecer una imagen mucho más profesional.

Es a través de los protocolos de comunicación desde donde se establecen las normas y requisitos que todos los miembros de la empresa deben seguir a la hora de comunicarse con los demás.

Los protocolos de comunicación pretenden ser una guía, un documento que oriente no sólo al departamento de comunicación o marketing de la empresa, sino al conjunto de trabajadores, con independencia del departamento en el que trabaje o la función que realice.

Consejos para elaborar protocolos de comunicación

Si no quieres que la información se pierda y no llegue a todos los interesado, o si deseas que la atención al cliente sea un servicio de calidad, necesitarás elaborar protocolos de actuación en el que registrar cada una de las normas, comportamientos que se deben cumplir en materia de comunicación y las estrategias de comunicación a llevar a cabo.

¿Cómo elaborar estos protocolos? ¿Qué factores debes tener en cuenta? Aquí te algunos consejos que te pueden ayudar a realizar tu protocolo de comunicación.

• Comprensible y conciso. El protocolo debe ser fácil de entender por todo el mundo. Utiliza un lenguaje sencillo y claro y sé breve a la hora de explicar las normas a seguir.
• Para todos. Es cierto que el departamento de comunicación y marketing es el más interesado en conocer estas normas, pero no debe ser un documento exclusivo para ellos. Recuerda que en este documento se expresarán las normas que hay que seguir para comunicarse de manera interna y que el resto de departamentos también tratan con el exterior. Todo el mundo debe saber cómo proceder en cada caso.
• Especifica con claridad qué medios se utilizarán para cada caso. Una de las claves para una buena comunicación es saber qué medios son los más convenientes para cada caso. No es lo mismo comunicar un despido por mail que en una reunión, cara a cara, ¿verdad? Deberás meditar junto a tu equipo qué medio utilizar en cada situación y si debe reunir alguna características especial. Por ejemplo, si al coger el teléfono se debe contestar de alguna manera específica,  el tratamiento que se debe dar a los diferentes miembros de la empresa o clientes habituales en las cartas, mails o invitaciones o cómo actuar en caso de crisis.
• No te olvides de la  imagen corporativa. Otro elemento clave a tener en cuenta en tu protocolo de comunicación es la imagen corporativa de la empresa. El logo de tu empresa debería estar en todos los medios de comunicación utilizados, desde el mail personal de cada uno de tus trabajadores, hasta las circulares y folletos que envíes.
• Ha de ser flexible. Aunque en él se establezcan las normas a seguir, debe ser un documento flexible, que permita variaciones en circunstancias especiales.

¿Ya tienes claro cómo elaborar protocolos de comunicación? Comienza hoy mismo y verás cómo las relaciones de tu empresa mejoran.