¿Sabes cómo hacer un proyecto y cuáles son sus etapas?
Una de las preguntas a las que siempre se enfrentan los profesionales de la gestión es cómo hacer un proyecto. Cada caso es único, con sus singularidades y requisitos, sus distintas tareas y equipos, y de ahí que en el fondo suponga una nueva aventura.
La clave casi siempre radica en la división de etapas e iteraciones que hagamos en la fase de formulación. Si dicha división se muestra eficaz, el proyecto fluirá de manera adecuada y los resultados irán encadenándose unos a otros. Pero si, por el contrario, las tareas no están bien distribuidas, se generarán disfunciones que afectarán la capacidad productiva de quienes intervienen en él, los plazos y el cumplimiento de los objetivos.
Cómo hacer un proyecto: fases conceptuales y experimentales
Los proyectos son lo que son porque en ellos confluyen diferentes acciones orientadas hacia un mismo objetivo. Sin embargo, esas acciones no pueden realizarse de un solo tirón o sin una previa coordinación y planificación.
Por lo general se organizan en fases, que son bloques de acciones en cada uno de los cuales el proyecto tiene un grado de evolución específico. Las primeras fases serán más conceptuales y genéricas; las segundas, en cambio, se caracterizan por la ejecución de las tareas en sí mismas, así como por la evaluación y el seguimiento.
Si quieres tener más nociones sobre cómo hacer un proyecto teniendo en cuenta sus distintas fases, echa un vistazo a la siguiente lista:
I. Fase de inicio:
Constituye la base del resto del proyecto. En ella se definen elementos de gran valor como la descripción de los objetivos, la información sobre el tema central, el número de integrantes y sus diferentes roles. Además, es necesario priorizar los intereses que tengan sobre el proyecto los stakeholders, es decir, aquellos que de alguna u otra manera se relacionan con el proceso.
II. Fase de diseño y planificación:
En este punto es momento de definir las tareas, los responsables de las mismas, los recursos con los que contamos y los plazos previstos. Lo ideal es encontrar la mejor ruta posible para que todos estos elementos se conjuguen de tal manera que los resultados sean los esperados tras cada tarea.
III. Fase de ejecución:
Hace referencia a la elaboración de tareas primarias o secundarias que cumplan con los objetivos. A esta altura, el Project Manager debe tener en cuenta tres elementos: planificación realista, empleo oportuno de recursos y planificación de contratiempos que puedan surgir durante la ejecución.
IV. Fase de análisis:
La mezcla de planificación y seguimiento da como resultado la tarea de análisis de un proyecto, que en ningún caso debe quedar rezagada para el final. Este es el principal elemento de las metodologías ágiles, centradas en la corrección de los fallos casi en tiempo real. El análisis básicamente se centra en confirmar si se han cumplido o no los objetivos iniciales.
V. Fase de evaluación:
El cumplimiento del objetivo principal define el fin de cualquier proyecto. Sin embargo, eso no significa que la labor del Project Manager y sus colaboradores acabe allí. Es necesario estimar si hubo una estimación errónea del presupuesto, un mal empleo de los recursos, duplicidad de tareas, entre otros.
Por último, recuerda elaborar una memoria o documento en el que recojas todo sobre el proceso de cómo hacer un proyecto. La idea es que te sirva de referencia para la elaboración de proyectos futuros en tu empresa.
