Criterios para seleccionar los objetivos de un proyecto

Ningún proyecto nace porque sí. Todos tienen una justificación, un motivo, una razón de tipo transversal que les da identidad. Unos nacen por necesidad; otros, por visión, proyección o expansión de una idea específica. En cualquier caso, el asunto consiste en saber cuál es el origen de cada uno de ellos. Por lo general, los proyectos no persiguen un solo objetivo; están elaborados con base a unos de carácter inmediato y a otros planteados a mediano o largo plazo. De la mixtura de estas dos categorías están hechos la mayoría de ellos. Otra clasificación que puede ser de gran ayuda a la hora de establecer los objetivos de un proyecto es la que sugiere la teoría corporativa tradicional, que los clasifica en tres categorías básicas. Veamos en qué consisten:

1. Generales:

Se refiere a las finalidades genéricas de un proyecto. Por lo general, se trazan a mediano o largo plazo y no pueden ser medidos con indicadores cuantificables. Son, digamos, la idea estructural de los proyectos y expresan la misión de las empresas.

2. Específicos:

Son derivados de los objetivos generales: los concretan e indican la ruta para hacerlos efectivos. Su carácter es inmediato en el tiempo, aunque tampoco pueden evaluarse a través de indicadores tradicionales.

3. Operativos:

Concretan, a su vez, los objetivos específicos. Éstos, a diferencia de los otros grupos, sí pueden medirse a través de indicadores y son, de hecho, directamente verificables en el campo de acción: datos, número de tareas, niveles de rendimiento, entre otros. Son, además, los que permiten hacer seguimiento y evaluación a los proyectos.

Definiendo objetivos: los errores más comunes

Muchos emprendedores o directivos inician sus proyectos sin tener claras cuáles son las metas que éstos persiguen. Están convencidos de que la propia experiencia de iniciarlos les indicará el camino a seguir. Abusan de la improvisación y el factor sorpresa. Entre los errores más comunes en esta etapa figuran:

• Objetivos demasiado amplios y generalizados. Es decir, cuando no remiten a cosas concretas y son imprecisos en su descripción y su planteamiento. En estos casos, generalmente tienden a la abstracción y la dispersión.
• Dificultad de aplicación. Esto suele ocurrir por dos causas: la primera, porque las expectativas del responsable del proyecto están por encima de las posibilidades de la empresa o el grupo de trabajo; y la segunda, porque los recursos son insuficientes para cubrir las metas trazadas en el inicio.
• Confundir objetivos con métodos o estrategias. Pasa en aquellos casos en que los responsables de un proyecto creen que la ruta para llegar a ellos son los objetivos en sí mismos. Pero una cosa son los medios y otra los fines a los que se aspira.
• Presencia de objetivos contradictorios. En algunos casos, los proyectos pueden albergar dos o más objetivos que, en vez de complementarse, resultan incompatibles. Cuando esto sucede, la solución más recomendable es elaborar un proyecto para cada uno de ellos; se gana en independencia, claridad y efectividad.
• Escasa armonía con la naturaleza del negocio o la empresa. También puede ocurrir que los proyectos, aunque guarden coherencia y unidad en su conjunto, no sean consecuentes con el rol de las empresas: o bien porque es imposible llevarlos a cabo o bien porque no corresponden a los propósitos del negocio. No son pocos los casos de empresas con proyectos erróneos, y viceversa.