Reducción de costes de proyecto en 5 claves
El coste total que implica un proyecto no puede conocerse con certeza hasta que éste no está terminado, es una realidad. Sin embargo, los Directores de Proyecto pueden concentrar parte de sus esfuerzos en la reducción de costes, que contribuirá a que la cuenta final no exceda, o no exceda tanto, del presupuesto inicialmente estimado. Esta misión puede llevarse a cabo de forma sencilla gracias a las herramientas de colaboración, muchas de ellas online, disponibles en el mercado; y a las siguientes 5 claves.
Las claves de la reducción de costes en un proyecto
Aplicando las técnicas de gestión de proyecto adecuadas, puede asegurarse de que éste se entrega antes de la fecha límite y, lo que es más importante, sin haber consumido el total del presupuesto. Las cinco mejores maneras de utilizar la gestión de proyectos para hacer realidad la reducción de costes son:
1. Identificar correctamente los costes en la fase de planificación: el proceso de planificación está, en muchos sentidos, basado en conjeturas y subjetividades. Es lo más parecido a una apuesta, donde se espera que el equipo de implementación del proyecto sea capaz de cumplir con su parte en la forma planeada y dentro de un determinado costo. Aumentar la precisión en la identificación de los costes es clave para reducir la incertidumbre, y el modo de conseguirlo es incluyendo el alcance de la línea de base de trabajo, el cronograma del proyecto, el plan de recursos humanos, una evaluación de los riesgos y los factores ambientales en todo el proceso de elaboración del presupuesto.
2. Utilizar los recursos adecuados: en ocasiones contar con la experiencia interna resulta la mejor opción. Pero no siempre es así. Cuando el personal de la empresa carece de formación en un área o no cuenta con la suficiente experiencia, encargarle un cometido es sinónimo de hacer un uso ineficiente de los recursos de la empresa. Cualificar a este grupo de personas y asumir los riesgos derivados de sus acciones durante el proceso de aprendizaje puede resultar mucho más costoso, no sólo en términos económicos, que encargar la tarea a una empresa ajena. El outsourcing es un buen aliado de la reducción de costes y sus ventajas crecen al apoyarlo creando un entorno colaborativo basado en herramientas online.
3. Gestionar eficazmente los recursos humanos: hay que encontrar maneras de asegurarse de que los equipos de proyectoy sus integrantes están trabajando de manera eficiente. Además de medir el rendimiento, la productividad y los niveles de motivación laboral, factores que afectan directamente a su eficiencia; hay que esforzarse por hacer una buena planificación en lo referente a vacaciones y otras contingencias. Pocas cosas cuestan más que el necesitar contratara un expertoen el último minuto para sustituir a algún empleado clave. En este sentido, merece la pena encontrar el software o herramienta que permita aumentar el nivel de actualización de todas las partes, mediante la participación activa de los miembros de los equipos reportando informes de estado.
4. Auditar de manera continua: un Director de Proyecto debe saber dónde se encuentra, en todo momento, en términos de presupuesto. Es necesario monitorizar la evolución de su consumo e indagar en las causas que motivan el gasto, para prevenir despilfarros y hacer realidad la reducción de costes.
5. Negociar con proveedores: una buena comunicación favorece la posibilidad de llegar a mejores acuerdos, muchas veces basados en relaciones de largo plazo construidas en torno a la mutua confianza. Disminuir el gasto de aprovisionamiento es una manera excelente de trabajar por la reducción de costes en un proyecto.