Recomendaciones para un control eficaz de almacén

Llamamos control de almacén a todas las acciones orientadas a obtener una gestión acertada de las existencias de artículos de un negocio.

Sus responsables deben ocuparse, básicamente, de responder a los ciclos de demanda de los compradores y a garantizar que los artículos estarán disponibles cuando se les requiera en el mercado, cualquiera que sea la vía para llegar hasta allí: por cuenta de la propia empresa, a través de un intermediario o por la acción de agentes comerciales.

La gestión de almacén es clave en negocios que se basan en la producción en cadena de productos o bienes materiales. Consiste principalmente en regular la entrada y la salida de las existencias, así como de optimizarlas.

Distintos objetivos para un control de almacén

Pero como las empresas no producen la misma cantidad de artículos ni éstos tienen las mismas características, es lógico que el control de almacén tenga acciones específicas en cada caso. No es lo mismo gestionar el almacén de una sede de Carrefour que la de una tienda de repuestos de coche en un pequeño barrio.

De ahí que sean las necesidades y las particularidades de la producción las que fijen en cierta medida cómo debes llevar a cabo el control de almacén de tu negocio. Entre las estrategias más empleadas en este sentido figuran algunas como:

• Medios y personal óptimos. Existen empresas que emprenden un proceso de control de almacén mejorando la formación de su personal y suministrando nuevos medios y equipos necesarios. Por ejemplo, en función del tipo de productos o de material, es vital que los trabajadores se formen en el manejo de la maquinaria o de equipos que permitan un mejor control de las existencias.
• Movimientos de mercancía controlados. Otras empresas se centran en regular eficazmente tanto la entrada como la salida de las existencias de un almacén; esto se aprecia sobre todo cuando el volumen de la mercancía es especialmente alto. Las empresas con muchas existencias deben controlar sus saluda y su entrada con recursos y herramientas; no hacerlo supone incurrir en gastos adicionales para cubrir fallos en la distribución de los artículos.
• Reducción de costes de almacén. Esta técnica se implementa teniendo en cuenta que los costes de mantener un almacén las 24 horas del día y los 365 días del año supone son generalmente elevados. Cuando se mantiene el mínimo de existencias en un almacén, los gastos de su manutención son menores que cuando se mantiene un alto volumen de existencias a la espera de que incursionen en el mercado.

Control de almacén: recomendaciones y consejos

Al menos de momento, dejemos de lado las especificidades de cada empresa a la hora del control de almacén. En este último apartado te proponemos unos cuantos consejos básicos y recomendaciones para realizar eficazmente esta tarea:

1. Dirige en tiempo real:

Como responsable del control de almacén, debes mantenerte al tanto de todo lo que suceda en su interior y tomar las decisiones sobre el terreno. Esperar a que pase el tiempo sin intervenir puede ser contraproducente. Los mercados son móviles y en muchas ocasiones requieren de la intervención de un director de almacén para sacar provecho de una situación concreta, tanto si se trata de aumentar las existencias en el mercado como si la cuestione apostar por una estrategia de repliegue.

2. Suministra información en todo momento:

Aquí no hay lugar para los vacíos de información. Cuantos más datos recopiles sobre la salida o la entrada de existencias, mayor será el control de almacén. La falta de información útil y valiosa suele suplirse con improvisación y decisiones erradas.

3. Apóyate en las nuevas tecnologías:

Los almacenes de muchas empresas están dotados con novedosos equipos para gestionar la entrada y la salida de existencias. Por ejemplo, la tecnología de los códigos de barras permite un mejor movimiento de los artículos tanto dentro del almacén como en su tránsito al mercado.

4. No olvides optimizar el transporte de mercancías:

El control de almacén no solo consiste en gestionar la entrada y la salida de los artículos. Además, es necesario garantizar que estos llegarán al mercado en las condiciones previstas, por lo cual se requiere enfatizar en el transporte y en la distribución de dichas existencias.

A la hora de hacer un control eficaz de almacén, recuerda que el principal objetivo es lograr un proceso eficaz, rápido y lo menos costoso posible. Sigue las recomendaciones que te hemos dado y notarás las ventajas.