Pasos para elaborar un informe de gestión en tu empresa

Un informe de gestión es un documento que  incluye las actividades de coordinación, gestión, administración y dirección que se han efectuado durante un período de tiempo en una empresa. Aunque depende del tipo de actividades que refleje, lo más habitual es que se realice trimestral, semestral o anualmente.

Está concebido como parte de la filosofía corporativa de la transparencia y la rendición de cuentas y, por eso mismo, es especialmente útil para conocer cuestiones específicas de las empresas, como sus finanzas, su capacidad estructural, las nuevas oportunidades de negocio, entre otras. Lo ideal es que lo realice una persona o un equipo de trabajo que esté vinculado al bien o servicio del que se trata.

En el terreno empresarial, por ejemplo, los integrantes de las compañías lo remiten a sus jefes o directores de departamento. En otras ocasiones, la empresa recurre a intermediarios para que lleven a cabo dicha labor, como es el caso de las firmas dedicadas a la asesoría y la consultoría. Aun así, en estos casos resulta indispensable que las empresas acompañen a los consultores en el proceso de la elaboración del documento. Sin embargo, lo más importante de los informes de gestión es que supere el ámbito de la organización. Es decir, que agentes externos conozcan la existencia del documento para poder valorarlo en uno u otro sentido, por ejemplo las administraciones públicas, los organismos de control o, incluso, los consumidores.  

Quiero hacer mi informe. ¿Por dónde empiezo?

¿No sabes por dónde empezar a la hora de elaborar tu informe? Comenzar a redactar un documento es la parte más complicada. Existen diferentes maneras de elaborar plantillas para tu informe y escoger la óptima no es sencillo. Por eso, sigue esta sencilla estructura para comenzar y dar forma a tu informe.

1. Encabezado: Para empezar la redacción del documento propiamente dicho, el autor del mismo debe tener en cuenta información básica en relación a ciertos aspectos que son, en últimas, el marco o contexto del informe. Dichos aspectos son:

• Tipo de documento.
• Período correspondiente de la gestión.
• Departamento que lo elabora.
• Empresa u organismo.
• A quién o a quiénes va dirigido.

2. Introducción: Se trata de un texto breve en el que deben quedar claros los motivos por los que se lleva a cabo la redacción del documento, cuál es su objetivo principal, con qué herramientas o recursos se ha realizado y quiénes lo han hecho. En últimas, es una ampliación de los puntos enunciados en el encabezado (ver apartado 1.

3. Desarrollo del informe: También se le denomina cuerpo del documento. En él, se desarrolla el contenido del texto, cuya extensión, complejidad y profundidad dependerán de los objetivos con que se haya concebido su redacción y de la naturaleza de las actividades que se retraten. Por ejemplo, el informe de gestión de una cadena de supermercados de alcance nacional no tendrá el mismo desarrollo que el de una frutería de barrio. Pese a estas diferencias, es posible destacar algunos puntos genéricos:

• Antecedentes
• Fuentes de información
• Metodología
• Problemas encontrados
• Otros datos relevantes

4. Conclusiones y recomendaciones: Es una exposición concreta en ambos sentidos. Sobre las conclusiones, es necesario mencionar brevemente aquellos aspectos relevantes que ha dejado la elaboración del informe y que pueden ayudar al lector a tener una visión sintética de todo el proceso. En cuanto a las recomendaciones, deben ser realistas y útiles para la empresa de cara a la implementación de mejoras en los procesos descritos o la elaboración de documentos futuros y similares al que se presenta.