Qué beneficios tiene programar el cronograma de un proyecto
El manejo del tiempo es fundamental para la buena marcha de cualquier proyecto. No existe la eficacia sin el cumplimiento de metas y plazos. Los cronogramas son herramientas útiles que se ocupan de medir las distintas tareas de un proceso en relación con los plazos previstos. Son una guía, una referencia, una ruta a seguir en aras de la consecución de objetivos. El proceso de diseño y elaboración de un cronograma de actividades generalmente pasa por cinco etapas básicas, independiente de la naturaleza del proyecto o de su duración:
- Establecer objetivos y metas del proyecto.
- Definir cada una de las actividades a realizar.
- Determinar un orden lógico y consecuente de las tareas previstas.
- Establecer tiempos y responsables de cada tarea.
- Definir los recursos necesarios para el desarrollo de cada actividad.
Principales ventajas de un cronograma de proyectos
Es cierto que todos los procesos tienen un margen de improvisación. De hecho, por más previsión que se tenga, durante el desarrollo de los mismos siempre surgen elementos inesperados que modifican la hoja de ruta y obligan a replantear tareas, plazos y, si el caso lo amerita, objetivos específicos y generales. No obstante, eso no quiere decir que los proyectos funcionen mejor en el terreno de la improvisación. Por el contrario, la experiencia demuestra que numerosos procesos son exitosos gracias a que parten de metodologías claras y definidas. ¿Son los cronogramas, entonces, una especie de fórmula mágica para la buena marcha de los proyectos? Desde luego que no. Lo que sí suponen es una mayor garantía de que los objetivos propuestos puedan llevarse a cabo. Además del buen empleo del tiempo, los cronogramas reportan innumerables ventajas a los proyectos. Veamos algunas de las más destacadas:
Focalización de tareas:
No es lo mismo dirigir a un grupo en el que sus miembros hagan de todo un poco a otro en el que las labores estén definidas de antemano y con claridad. Es el mejor remedio contra la dispersión y el cruce de funciones. Cada integrante sabe lo que debe hacer y asume como propia la responsabilidad de sus labores.
Mejora la dirección y el seguimiento:
Los cronogramas son especialmente beneficiosos para los responsables o líderes de los proyectos. No sólo les permiten tener una visión global de sus plazos y sus etapas, sino que también les ayudan a llevar un mejor control de lo que sucede durante el desarrollo de los procesos. Tomar decisiones es más fácil con un cronograma en la mano.
Facilita la introducción de cambios:
Asimismo, la visión que proporciona el cronograma a los líderes de proyectos es útil a la hora de detectar eventuales fallos u obstáculos. La idea es prever su aparición a través de estrategias que mitiguen sus efectos y eviten inconvenientes mayores que puedan alterar la buena marcha de los procesos.
Aumenta el nivel de compromiso de los participantes:
Al establecer plazos, los cronogramas plantean pequeños «retos» que los implicados en los procesos se esmeran en cumplir. Está demostrado: la mejor manera de garantizar el cumplimiento de una tarea es fijando un plazo específico.
Optimiza el uso de recursos:
Un proyecto marcado por la improvisación se echa a andar sin tener claros cuáles son los recursos que deberá emplear en sus distintas fases. He ahí la labor del cronograma: definir las herramientas necesarias en cada momento y, a la vez, abrir un breve margen para otros que puedan requerirse aun sin estar previstos. El impacto de esto se notará en los presupuestos y el balance de costes generales.
