Principales usos y beneficios del diagrama de Pert
¿Conoces el origen del diagrama de PERT? A finales de la década de los 50, la marina de los Estados Unidos se encontraba en el proceso de elaboración de una nueva flota de submarinos. Pese al riguroso trabajo de planificación de las etapas previas, el grupo de ingenieros y responsables carecía de una herramienta para realizar el seguimiento oportuno de las tareas.
Con el paso de los días, la construcción de las nuevas piezas se complicó debido a que sólo los líderes conocían los detalles y la evolución del proyecto. Los otros, funcionarios y operarios, se limitaban a seguir órdenes. Ante esta perspectiva, los responsables se vieron obligados a replantear la gestión del proyecto. La idea era integrar de la mejor forma a los agentes y recursos que formaban parte en las tareas. Sin embargo, no podían imaginar que estaban a punto de proponer un nuevo paradigma de gestión: el modelo PERT.
¿Dónde y cómo puedo aplicar el diagrama PERT?
PERT es la forma abreviada con la que se designa el Project Evaluation and Review Techniques o, lo que es lo mismo, Técnicas de Evaluación y Revisión de Proyectos. Se trata de un modelo de seguimiento y gestión aplicado en principio al sector de las tecnologías, pero que con el paso del tiempo se hizo extensivo a otras áreas.
Visto de cerca, el diagrama es en realidad una malla compuesta por las distintas tareas de un proyecto y sus respectivos plazos. Está planteado de esta forma para visualizar la importancia de las labores interconectadas. De acuerdo a esta característica, PERT es una herramienta especialmente valiosa para gestionar proyectos complejos, a largo plazo y en los que interactúen muchos actores.
Además, viene muy bien para clarificar los plazos y la evolución de aquellas tareas que se lleven a cabo de forma simultánea. Su objetivo es la integración. Para aplicar un diagrama de este tipo, primero se deben tener claros algunos aspectos de su configuración. Veamos algunos de ellos.
- El cuadro está compuesto por nodos. Éstos, a su vez, se conectan a través de líneas continuas. Las líneas son las actividades del proyecto, a las cuales se añade una variable que es el tiempo estimado de ejecución.
- Sólo hay un vértice de inicio y otro de final. Estos dos puntos son los que marcan el principio y el desenlace del proyecto. Si hubiese más de un vértice en cada caso, estaríamos hablando de más de un proyecto.
- Además del tiempo estimado para realizar una tarea, cada actividad puede ir acompañada de otras variables, como por ejemplo la duración esperada, el tiempo de inicio y de final más temprano, y la holgura.
Beneficios más notorios del diagrama PERT
Tal como hemos adelantado, el principal aporte de este modelo es haber proporcionado una visión integral de los procesos. De ahí se derivan otros beneficios prácticos que se pueden apreciar en la elaboración de cualquier proyecto:
- Mejora la planificación del proyecto y la toma de decisiones.
- Mayor integración y presentación de datos.
- Optimiza la evaluación de los tiempos de ejecución.
- Da a cada actividad un tratamiento individual y otro integrado.
- Facilita la identificación de puntos críticos.
- Promueve la elaboración de un plan maestro para cada proyecto.
Cómo usar el diagrama de PERT
La perspectiva sobre los procesos que permite adquirir el diagrama de PERT hace posible al Project Manager mejorar su interpretación visual de las actividades en curso. A partir de este enfoque global, la gestión se ve optimizada, mientras que la toma de decisiones se agiliza y gana en precisión.
El diagrama de PERT es un importante aliado cuando se trata de impulsar la propia eficiencia ejecutiva y la del proyecto, sean cuales sean las características de la iniciativa en curso. Uno de los motivos es su versatilidad.
No sólo se trata de una herramienta fácil de aprender y no demasiado complicada de aplicar, sino que, además, resulta insustituible como apoyo a la función de planificación.
Si no fuera por la visibilidad a que da acceso, ¿de qué otro modo se podrían fijar objetivos? ¿Cómo sería posible llevar el control del progreso de proyecto?
La combinación de tareas, reunidas en un mismo espacio, donde se cuenta con información sobre sus fechas de inicio y fin, es la mejor garantía de aumento del rendimiento. Pero hay que saber cómo aplicarlo.
El diagrama de PERT no tiene secretos para quienes siguen los siguientes pasos en su aplicación:
- Definición del propósito de la iniciativa.
- Determinación de las actividades a realizar y su duración estimada.
- Identificación de las dependencias entre actividades previa a su representación gráfica, donde se unirán con flechas.
- Determinación de las fechas de inicio y fin de cada actividad, concretando las más tempranas que se estimen realistas y determinación de la versión más tardía posible de las mismas fechas.
- Cálculo de la ruta crítica y el margen de tiempo libre disponible asociado a cada actividad.
- Establecimiento del camino crítico para el proyecto.
En el siguiente vídeo se puede ver cómo usar el diagrama de PERT, paso a paso:
Desventajas de la gestión con el diagrama de PERT
La gestión de proyectos basada en el diagrama de PERT implica algunas desventajas que es preciso conocer antes de optar por esta metodología de Project Management. Entre sus principales inconvenientes destacan los relacionados con:
- Subjetividad: la recogida de información previa al análisis es el principal origen de limitada calidad en los datos. Por una parte, puede adolecer de falta de objetividad, pues es el propio Director de Proyecto quien hace la selección de las fuentes; por otra, no existe forma de averiguar si los datos empleados reúnen las condiciones suficientes de consistencia, completitud y exactitud. ¿Cómo quedarían las estimaciones de costes? ¿Sería posible confiar en la previsión de plazos?
- Esfuerzo: tanto en lo concerniente al tiempo como en lo relativo a los recursos que hay que emplear para elaborar el diagrama de PERT, el esfuerzo que la organización debe hacer es importante. Esta metodología requiere un estudio detallado de las actividades del proyecto, para lo cual suele ser preciso conocer el punto de vista de distintos interlocutores.
- Foco en el tiempo: la unidad de medida empleada en PERT es el tiempo. Horas, días, semanas o meses que se dedican a actividades, determinando los requisitos de mano de obra, equipos y materiales. Pero, ¿qué podría suceder si alguna de las estimaciones de tiempo es errónea?
Precisamente en esta línea se desarrolla una de las principales desventajas del diagrama de PERT. Y es que, si bien se trata de una metodología de efectividad reconocida y a la que avalan miles de proyectos en décadas de aplicación; la falta de conocimiento, visibilidad o experiencia del Project Manager que la emplea podría conducirle al fracaso. Esto sucedería si concurriesen circunstancias como las siguientes:
- Cambios en las actividades. El sistema PERT obliga a definir cada una como tarea independiente. Cada actividad debe tener una fecha de inicio y una de fin. A pesar de que las dependencias se reflejan en el diagrama de PERT, las tareas se consideran autónomas y tienen, en función de su duración, una serie de recursos y costes adjudicados. A diferencia de lo que pueda plantearse sobre el papel, en el mundo real, las situaciones pueden cambiar a medida que avanza el proyecto y, si bien las modificaciones pequeñas pueden asimilarse sin problema haciendo el seguimiento adecuado, en el caso de cambios de mayor entidad podrían afectar de forma grave a la planificación.
- Falta de actualización del diagrama de PERT. Cuando el Project Manager no es escrupuloso en la monitorización del progreso de proyecto puede suceder que diferentes cambios se pasen por alto. El resultado es un aumento del riesgo que se deriva de la toma de decisiones basada en una herramienta que ya no es fiel reflejo de la realidad.
- Confianza en la ruta crítica: sin llegar a hablar de confianza ciega, puesto que no sería el caso, no hay que olvidar que los cálculos que permiten elaborar el diagrama de PERT están basados en probabilidades. Esto significa que a la definición de la ruta crítica se ha llegado también a través de estas estimaciones. Por tanto, esa secuencia de tareas del proyecto que tiene la duración más larga y cuya la duración total determina la fecha de finalización de la iniciativa puede no ser la más indicada. La situación podría presentarse con sólo una de las actividades que se hubiese calculado erróneamente. Al trabajar con PERT aparecen secuencias de tareas similares cuya duración total es ligeramente menor a la de la ruta crítica y que se descartan como camino a tomar en cuenta. Sin embargo, un fallo en el cálculo de probabilidades o un cambio producido durante la fase de ejecución podrían descubrir un nuevo camino crítico y, por tanto, revelar que el proyecto se había centrado en las tareas incorrectas.
El aumento de riesgo y alejarse del éxito en un proyecto van de la mano, aunque, en lo que respecta al diagrama de PERT y sus inconvenientes, también hay que tener en cuenta la pérdida de eficiencia. Si bien se trata de una metodología que facilita mejoras en el rendimiento, puede impactar negativamente en la eficiencia de los procesos. Es lo que sucedería si se produjeran cambios en las relaciones entre tareas.
El diagrama de PERT se basa en tareas que van asociadas a requisitos previos y dependencias. Sobre el papel, hasta que no se completa una actividad, no puede procederse a dar inicio a la siguiente, pero, ¿sucede lo mismo en un escenario de proyecto real?
Afortunadamente no. En la mayoría de iniciativas, cuando se prevé un retraso o surge un problema que puede causar una interrupción, se buscan nuevas alternativas, alguna de las cuales puede incluso permitir el iniciar la tarea siguiente sin que la actividad previa haya concluido. En estos casos, pensar fuera de la caja es la solución mientras que, sujetar la toma de decisiones a la información condensada en un gráfico sólo puede llevar al fracaso, comprometiendo la eficiencia de los procesos por el camino.
El estatismo de un diagrama, como puede ser el de PERT, se debe saber compensar, no sólo con actualización, sino también con flexibilidad. Esto es especialmente importante en iniciativas donde la gerencia cuenta con la experiencia y preparación suficientes y también en cualquier proyecto donde la incertidumbre sea elevada.
En cualquier caso, las limitaciones de PERT se ven compensadas si se tiene en cuenta algunas recomendaciones como:
- Emplear la herramienta como lo que es, un instrumento para facilitar la gestión. El diagrama de PERT no contiene la verdad absoluta ni la respuesta a todas las preguntas, por lo que hay que saber apoyarse en él, sin hundirse con él.
- Fomentar la colaboración. La actualización es uno de los requisitos más relevantes para los buenos resultados asociados al trabajo con PERT y, como la información necesaria para ello proviene de diferentes fuentes, el Project Manager deberá habilitar los canales para facilitar la participación y el intercambio de información entre las partes interesadas.
- Complementar PERT con otras metodologías. Ya sea Gantt, el camino crítico o la cadena crítica, los resultados se ven impulsados cuando el Director de Proyecto amplía su perspectiva con la visión que le proporcionan estos otros métodos de gestión de proyectos.
- Automatizar en la medida de lo posible. La tecnología es, a día de hoy, el más potente aliado de cualquier Project Manager, independientemente del tipo de proyecto en que esté trabajando. Automatizando la construcción del diagrama de PERT y empleando software específicos para llevar a cabo las actualizaciones en línea, se minimizan los errores. Si se incluye una plataforma de colaboración (por ejemplo, en la nube, donde la velocidad y el espacio no son un problema) y una solución de calidad de datos, el éxito del proyecto se encontrará mucho más cerca.
