Los primeros pasos gestionando proyectos con Pert

Pert es una de las herramientas esenciales de un Project Manager. Se podría decir que, junto con el Diagrama de Gantt son los métodos más utilizados en la gestión de proyectos, cobrando especial importancia en las etapas iniciales, donde hay que trabajar sobre la planificación.  

Pert: qué es y en qué consiste esta metodología

Pert es una representación gráfica del cronograma de actividades de un proyecto que muestra la secuencia en que se deben realizar las tareas y actividades. De un vistazo, permite detectar qué actividades se pueden llevar a cabo de forma simultánea aunque, sus principales ventajas se obtienen de su combinación con la metodología del camino crítico (CPM). Cuando se trabaja con Pert - CPM se diferencian claramente las actividades críticas, aquéllas que deben completarse a tiempo para que el proyecto pueda entregarse en el plazo estimado; del resto. Esta visión resulta especialmente útil para el establecimiento de prioridades y muy práctica para la toma e decisiones en materia de aprovechamiento de recursos en base a su disponibilidad. Para construir un gráfico de Pert se pueden escoger los atributos que mejor representan los intereses el proyecto, dándoles una mayor relevancia. de esta forma, es posible decidirse entre:

•  La fecha más temprana y la última con que puede dar comienzo una actividad.
•  La fecha más temprana y la última con que puede concluir una actividad.
•  La holgura entre actividades.

Cuándo se utiliza Pert

El diagrama de Pert se suele emplear para proyectos enteros, aunque también es posible aplicarlo sólo a alguna de sus fases, cuando se trate de etapas clave para el desarrollo o momentos de especial complejidad para la gestión. Su principal ventaja es que contribuye a evitar el planteamiento de expectativas poco realistas y configuración de cronogramas de actividades inviables. Sus puntos fuerte son su aportación a la identificación de las actividades que pueden considerarse como cuellos de botella y las detección de las que componen el camino crítico.

Cómo aplicar Pert

El modo de aplicar Pert en la práctica es el siguiente:

1. Identificar todas las actividades y tares que componen el proyecto: en esta fase es fundamental recoger todas las intervinientes sin olvidar ninguna. Para ello, formación y experiencia del Director de Proyecto y la colaboración de miembros de los distintos grupos de interés en apoyo a su tarea son cruciales.

2. Determinar qué actividad debe completarse primero: será ésta la que marque el inicio del trabajo, actuando como punto de partida en la configuración del diagrama. A la izquierda del plano de trabajo se situará esta actividad, la nº1.

3. Buscar otras actividades que puedan llevarse a cabo de forma simultánea con aquélla: el requerimiento principal es la no confluencia de recursos que deban emplearse en varias a la vez, ya que se deben evitar este tipo de conflictos especialmente en las fases de planificación. En el diagrama Pert se situarán por encima o por debajo de la tarea nº1.

4. Identificar la siguiente actividad que debe ser completada: ésta deberá iniciarse inmediatamente después de que la primera actividad se dé por concluida y no antes. En el diagrama Pert, esta actividad nº2 se situará a continuación de la actividad nº1.

5. Determinar qué actividades pueden llevarse a cabo a la vez que la nº2: siguiendo los mismos criterios que se aplicaron a la actividad nº1, se actuará para buscar aquéllas que pueden ejecutarse de forma simultánea a la nº2. El procedimiento se continúa hasta que se ha terminado de secuenciar toda la lista de actividades que componen el proyecto.

El siguiente paso en el trabajo con Pert es identificar la duración de cada una de las actividades, en base a estimaciones, elaborar las relaciones y dependencias, haciéndolas constar gráficamente para, por último, terminar identificando las actividades que componen la ruta crítica, que deben ser marcadas de forma distinta a las demás, para resaltar su relevancia.