4 prácticas para Directores de Proyecto que necesitan aumentar su productividad
¿Te piden hacer más con menos? ¿Luchas cada día por adaptar tu gestión de proyectos a los principios de la cultura lean? Los Project Managers hoy día se ven obligados a ejecutar más proyectos con menos gente. Además de una organización mental exquisita y una disciplina a prueba de bombas, los Directores de Proyecto necesitan aumentar su productividad. ¿Cómo conseguirlo? aquí van algunas pistas...
Los Directores de Proyecto necesitan aumentar su productividad y pueden conseguirlo Para canalizar los esfuerzos, conseguir importantes logros con un gasto mínimo en recursos y mantener su capacidad analítica intacta, los Directores de Proyecto necesitan aumentar su productividad e intensificar su capacidad de estructurar tareas. Hacerlo depende de aplicar algunas mejores prácticas como: 1. Crear una lista de tareas al final del día: puede parecer sencillo y, sin embargo, no hay nada más efectivo. El último momento de la jornada es, de todo el día, cuando más información se tiene acerca de las tareas y actividades más importantes a desarrollar en la jornada siguiente. Esperar a entonces para crearla supone robar minutos a ese día y retrasar las decisiones y la acción. En vez de necesitar tiempo extra para recuperar el impulso, y teniendo en cuenta que los Directores de Proyecto necesitan aumentar su productividad, hace falta dejar esta labor terminada antes de dar por concluido el trabajo diario. 2. Enfrentarse a las tareas menos agradables al principio del día: en vez de procrastinar y posponer una decisión, una reunión o la redacción de un email de contenido crítico; es preciso ocuparse de estas tareas que tanta aversión o rechazo producen cuanto antes. Las primeras horas de la mañana es cuando el cerebro se encuentra más alerta y mejor preparado para elaborar una respuesta consistente. Los directores de Proyecto que necesitan aumentar su productividad utilizan este truco para despejar el resto de la jornada, sabiendo que, una vez terminada la tarea menos atractiva, queda el resto del día para ocuparse de actividades más satisfactorias y menos estresantes. 3. Dedicar un momento del día a revisar la bandeja de entrada: desactivar las alertas y notificaciones automáticas del móvil y el ordenador y, en la planificación de la jornada, designar un espacio de tiempo suficiente, de una o dos horas, si es posible; para leer emails y responderlos. Los Directores de Proyecto necesitan aumentar su productividad y comprobar compulsivamente si han legado nuevos correos electrónicos hace mella en su rendimiento, por lo que es un hábito a evitar. 4. Promover la eficacia en las reuniones: los Directores de Proyecto necesitan aumentar su productividad, pero no son os únicos. En todo proyecto es necesario mantener reuniones con los distintos grupos de interés pero, estos encuentros, si no se planifican correctamente, pueden afectar al desempeño de muchas personas, no sólo del Project Manager. Notificar las reuniones con la antelación suficiente para prepararse de forma adecuada, fijar una hora de inicio y, más importante, una de finalización del encuentro; contar con un moderador que evite la pérdida de eficiencia durante las reuniones y ayude a avanzar sobre el programa de temas a tratar previsto y, una vez terminada, compartir las minutas con los asistentes y personas interesadas son algunas de las recomendaciones que mejores resultados darán. Por supuesto, un punto importante a tener en cuenta a la hora de fijar una reunión es el saber delimitar el número de asistentes incluyendo en la lista de personas que han de estar presentes solamente a aquéllas que necesariamente tienen algo que ver con los asuntos a debatir.
