No saber priorizar: 4 trucos para solucionar este problema
En el proyecto que lideras todo necesita tu atención inmediata, te das cuenta de que te faltan minutos (incluso horas en el día), tus jornadas no parecen ser productivas en comparación con el esfuerzo realizado. El problema no es del entorno: es cuestión de no saber priorizar. El establecimiento de prioridades forma parte del ABC de cualquier Director de Proyecto y no debería darse por concluida la etapa formativa si no se tiene claro cómo llevarlo a la práctica.
Muchas veces, los proyectos fracasan porque el Project Manager no sabe delegar, se hace cargo de absolutamente todo y, además, la situación empeora al no sabe priorizar. Todo parece importante o urgente y merece dedicarse a ello de forma invariable. En el polo opuesto se encuentran los Directores de Proyecto que dan un "no" como respuesta a todo, para quien nada es lo suficientemente crítico como para merecer centrar su atención y descuidan sus tareas por falta de priorización. Establecer prioridades es la mejor hoja de ruta para la labor de un project manager y, por eso, si se quieren cosechar tantos éxitos como proyectos, no hay que esperar a acumular experiencia para prender cómo hacerlo de forma adecuada.
No saber priorizar: un problema a evitar No saber priorizar es la causa de raíz detrás de muchos de los principales problemas de quienes gestionan proyectos. Todos los proyectos, especialmente los más grandes y complejos, necesitan de un líder que tenga las prioridades claras. Saber cómo priorizar el trabajo beneficia al éxito del proyecto, la participación de los miembros de los equipos y el prestigio como profesional. Por eso, si no saber priorizar es un mal a evitar, la correcta priorización es uno de los mayores desafíos para los Directores de Proyecto, un gran reto al que deben enfrentarse a diario y que es más sencillo de asumir si:
- Se está actualizado.
- Se conoce el proyecto.
- Se cuenta con la preparación necesaria respaldad por una formación de calidad.
- Se tiene experiencia en el área.
Para evitar convertirse en uno de esos Project Managers que fallan por no saber priorizar hay que esforzarse en:
- Elaborar una lista de todas las tareas a realizar: en este compendio se han de recoger todas las actividades que se considera factible llevar a cabo en un plazo de un día. Al enumerarlas, no hace falta preocuparse por el orden ni el número de elementos.
- Saber diferenciar lo urgente de lo importante: para ello hace falta ver si existen tareas que requieren atención inmediata. Se trata de trabajos que, de no completarse al final del día o en las próximas horas, podrían acarrear consecuencias negativas graves. Al hacer esta diferenciación es importante tener en cuenta las posibles dependencias que puede haber entre tareas.
- Analizar el valor: el project manager, al no saber priorizar, tampoco sabe identificar las oportunidades con potencial de generación de valor. Identificarlas s tan necesario como reconocer con exactitud qué tipo de tareas tienen prioridad absoluta sobre los demás. Esta misión puede resultar complicada y, para hacerla más fácil se puede calcular cuántas personas están afectadas por un trabajo. En general, cuantas más personas estén involucradas o afectadas, más alto será su valor y prioridad.
- Ordenar las tareas a realizar en función del esfuerzo estimado que implican: los expertos en productividad expertos sugieren iniciar la tarea más larga primero y seguir por las demás aunque, puede ser más motivador el completar actividades más cortas antes de centrarse en temas más arduos.