Etapas del plan de gestión del tiempo en un proyecto

La gestión del tiempo en un proyecto debe incluir todos los procesos necesarios para completarlo dentro del plazo acordado. La forma de abordar la creación del cronograma y planificación de un proyecto podrá variar, en función del estilo de dirección, las necesidades administrativas y el tipo de proyecto de que se trate, sin embargo, en cualquier caso, siempre deberá basarse en siete etapas, fundamentales para garantizar la calidad del planning y minimizar riesgos. 

7 etapas para abordar la gestión del tiempo de un proyecto

El texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) recomienda aplicar siete procesos consecutivos para poder estar en condiciones de llevar a cabo una gestión del tiempo óptima. Son los siguientes:

1. Gestión del cronograma: establece las políticas, procedimientos y documentación que es necesario recopilar para la planificación, ejecución y control de la programación del proyecto. Este proceso proporciona orientación y dirección acerca de la forma en que se gestionará el cronograma del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida.

• Puede llevarse a cabo mediante técnicas analíticas, complementadas con reuniones y el juicio experto del propio Director de Proyecto.
• Debe resultar en la creación del plan de gestión del cronograma de proyecto, un documento esencial para la gestión del tiempo

2. Definición de actividades: con este paso, se busca identificar y documentar las acciones concretas que será necesario realizar para producir los entregables del proyecto. Es el momento de, previa creación de la estructura de descomposición del trabajo, dividir cada paquete en las actividades que constituyen la base del proyecto.

• Para completar este proceso es importante dominar la técnica de la estructura de descomposición del trabajo, cuya elaboración deberá enriquecerse con la aportación del punto de vista de representantes de los equipos de trabajo involucrados en su ejecución.
• De este proceso se extraerán una lista de actividades, otra de hitos y un compendio que recoja las características y atributos de cada una de las actividades.

3. Concatenación de actividades: define las relaciones entre las distintas actividades del proyecto, estableciendo para ello la secuencia lógica de trabajo que garantiza la mayor eficiencia, teniendo en cuenta todas las restricciones del proyecto.

• Hace falta conocer las dependencias y tener una buena capacidad de previsión de las áreas más susceptibles de sufrir retrasos o adelantos.
• Debe culminar con la confección de un diagrama de red que represente el cronograma de proyecto, tras haber actualizado toda la documentación que así lo requiriese.

4. Estimación de recursos necesarios para cada actividad: se trata de hacer una aproximación, lo más precisa posible, del tipo y cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. Para completar este proceso es preciso identificar, no sólo la clase y volumen de recursos que se emplearán, sino también sus principales características, ya que así se minimiza el riesgo relativo al cálculo de costes y duración.

• En este punto puede servir de gran ayuda la incorporación de algún tipo de software específico para la gestión de proyectos.
• En base a todos los recursos disponibles se han de determinar los requisitos que conlleva cada actividad y se tiene que elaborar la estructura de descomposición de los recursos aplicables a cada tarea.

5. Estimación de la duración de cada actividad: ofrece una visión muy clara del número de períodos de trabajo necesarios para completar las actividades individuales con los recursos estimados. Estos cálculos proporcionan la información suficiente para conocer la cantidad de tiempo que cada actividad requiere para completarse.

• Entre los métodos más usados para realizar estas estimaciones se encuentran el de la estimación análoga, la paramétrica o la de los tres puntos; aunque el análisis de reservas o la aplicación de técnicas de toma de decisiones grupales también suelen dar buenos resultados.

6. Desarrollo del cronograma de proyecto: que se lleva a la práctica analizando cada secuencia de actividades, sus duraciones, los requisitos aplicables a los recursos y, por supuesto, también las restricciones. Una vez completado debe mostrar las fechas previstas para completar todas las actividades del proyecto que en él se recogen.

• Tras el análisis y la aplicación de técnicas de modelado y optimización de recursos, se pueden poner en práctica métodos de gestión de proyectos como el del camino crítico o el de la cadena crítica. Dependiendo del tamaño del proyecto es frecuente también, llegados a esta etapa, el aplicar técnicas de compresión.
• Es fundamental no retrasar más la tarea de actualización de documentos y herramientas.

7. Control del cronograma: sienta las bases necesarias para facilitar el seguimiento y control del estado de las actividades del proyecto. Además, sirve para actualizar el avance del proyecto y gestionar cambios en la línea base del cronograma que permitan ganar ajuste con lo dispuesto en la planificación. La función más importante de este proceso es proporcionar los medios para identificar desviaciones de forma prematura, estando en disposición de plantear las acciones correctoras o preventivas necesarias.

• En este último de los procesos de gestión del tiempo de proyecto no es extraño aplicar técnicas de pronóstico, que permitan una mayor capacidad de reacción y un margen de tiempo extra para la planificación y la elaboración de un plan de contingencia.

Culminar los siete procesos que sirven para optimizar la gestión del tiempo de un proyecto es la forma de aumentar las posibilidades de éxito ya que esta planificación es la mejor hoja de ruta posible. El nivel de actualización que se consigue gracias a la aplicación de los procedimientos citados y la capacidad de control que se gana son las mejores herramientas para poyar la gestión del Director de Proyecto y minimizar el riesgo.