Los errores que debes evitar en cada una de las etapas de un proyecto

Conocer los errores a evitar en cada una de las etapas de un proyecto es la mejor manera de prevenirlos y minimizarlos. Pese a actuar con total precaución, siempre es posible que alguna circunstancia impacte en el buen curso del proyecto, escapando sus consecuencias al control del Director de Proyecto. La planificación es la respuesta a muchos de los fallos que se recogen en las siguientes líneas y el tiempo dedicado a ese esfuerzo de planning y previsión, la mejor inversión.

Principales errores a evitar en cada una de las etapas de un proyecto

1. Errores a evitar en la fase de inicio

Incompleta definición del alcance de proyecto.
Falta de alineación con las expectativas de los stakeholders en cuanto al propósito del proyecto.
Inadecuada investigación de oportunidades.
Poca precisión en la identificación de los posibles riesgos que pueden surgir durante la ejecución.
Falta de profundidad en el estudio de la viabilidad del proyecto, en base a supuestos, riesgos y limitaciones.
Precariedad en el reconocimiento de los clientes y las partes interesadas.
Indocumentación del plan general de ejecución.
Falta de precisión en la definición de roles y responsabilidades.

2. Errores a evitar en la fase de planificación

Mala previsión de las necesidades de documentación.
Imprecisión en el cálculo del alcance total del esfuerzo.
Fallos en la estructura de desglose de trabajo.
Inadecuación de la previsión de necesidades de recursos con la realidad.
Lagunas en el plan de comunicación.
Errores en la estimación de los presupuestos.
Ineficaz elaboración del plan de gestión de la calidad.
Lapsos en el proyecto de análisis de riesgos.
Errores en el calendario de tareas que puedan impactar en el plan de aceptación.
Falta de precisión en la creación del plan de compras.
Errores de información en la planificación de la gestión de proveedores.

3. Errores a evitar en la fase de ejecución

Falta de comprensión de la meta del proyecto.
Problemas de comunicación entre las partes interesadas.
Distensión de los plazos de entrega estimados.
Cuestiones asociadas a la calidad de los entregables.
Malentendidos en relación a la aceptación del proyecto.

4. Errores a evitar en la fase de seguimiento y control

Mala definición de indicadores.
Problemas de disponibilidad de los instrumentos de medida.
Malentendidos asociados a los roles encargados de la recogida de métricas.
Inconsistencia en el reporting.
Detección de desviaciones sin margen de tiempo de reacción.
Errores en la comunicación de las desviaciones.
Falta de actualización del plan de gestión del riesgo.
Seguimiento inconstante de los instrumentos de gestión de proyecto.
Falta de previsión de las medidas correctoras aplicables.
Inexistencia de un plan de contingencias.

5. Errores a evitar en la etapa de cierre de proyecto

Falta de estrategia de cierre de proyecto.
Ausencia de colaboración con los miembros más relevantes del equipo.
Problemas con la aceptación de los entregables.
Documentación incompleta.
Falta de acuerdo con el cliente sobre los puntos a tratar.
Mala organización en la salida de los equipos de trabajo.
Baja calidad en los materiales de formación o informativos entregables al cliente.
Errores en la revisión post implementaciones.
Incompleta valoración del progreso de proyecto.
Descuidos en el inventario de activos.
Falta de completitud en la documentación y registros de gestión de proyecto.

Consideraciones generales para prevenir los peores errores a evitar en cada una de las etapas de un proyecto

Para evitar errores en cualquiera de las etapas de un proyecto, es importante, además de contar con una planificación de calidad, el llevar a cabo una buena monitorización que permita garantizar que:

Se cumple la programación de proyecto y se sigue lo establecido en el cronograma.
Los gastos no superan el presupuesto asignado.
Cada entregable se completa a tiempo y recibe la aprobación.
Se lleva un control adecuado del riesgo y se aplica el plan de riesgos.
La identificación de supuestos es precisa y permite poner soluciones cuando es necesario.
Se lleva a cabo una correcta gestión del cambio.
El proyecto evoluciona conforme al planning en todo momento.