Las claves de la gestión del alcance de un proyecto

La correcta gestión del alcance de proyecto es crucial para su éxito. Si se lleva a cabo de forma inadecuada, las consecuencias y sus efectos negativos afectarán al presupuesto estimado, a la previsión de recursos necesarios, los niveles de calidad mínimos exigibles y requerimientos del producto. También puede, por supuesto, ser el origen de entregas fuera de plazo y la razón de fondo de la mala imagen de la empresa.

El equilibrio en la gestión del alcance de proyecto

El Director de Proyecto debe, por tanto, hallar la forma de garantizar el equilibrio necesario entre las distintas áreas de conocimiento del proyecto que, según el Project Management Institute (PMI) son las siguientes:

Administración de la integración de proyecto: busca la coordinación de los elementos que intervienen en el proyecto.
Administración del alcance de proyecto: su objetivo es asegurar que se incluyen en el planning todos los procesos que tendrán lugar durante el proyecto, con todo lo que conllevan.
Administración del tiempo de proyecto: ayuda en la consecución de una de las metas más importantes para todo Project Manager, entregar el proyecto dentro del plazo establecido.
Gestión de costes del proyecto: su misión es garantizar que no se excederá el presupuesto estimado.
Gestión de la calidad del proyecto: de su aplicación surge el aseguramiento de cumplimiento de los estándares acordados.
Administración de los recursos humanos del proyecto: busca la eficiencia en la gestión de personas y se extiende a todos los participantes en el proyecto, desde el momento de su selección.
Administración de las comunicaciones del proyecto: trata de velar por una buena distribución de la información, un grado óptimo de actualización y una comunicación fluida entre todas las partes que intervienen en el proyecto.
Administración del riesgo de proyecto: su objetivo es prevenir y minimizar el riesgo, planeando soluciones efectivas para los casos en que haya que hacerle frente.
Gestión de aprovisionamiento de proyecto: trata de buscar la eficiencia en costes y plazos, para que esta función apoye al resto y no suponga un lastre.

Para conseguirlo, ha de contemplar en su previsión de proyecto todos los procesos susceptibles de intervenir, todos los factores que pueden incidir en el curso normal del proyecto y todas las actividades y recursos que se conjugarán para resultar en una entrega de éxito. En este planteamiento inicial es necesario descartar todos los elementos prescindibles o que no aporten valor, para ajustar aún más a gestión y ganar en eficiencia.

Elementos necesarios para llevar a cabo una gestión del alcance de proyecto eficiente

Para gestionar el alcance hace falta preparar:

1. Plan de gestión del alcance: debe tener en cuenta los factores ambientales, activos de procesos organizacionales, acta de constitución de proyecto y las consideraciones preliminares. Hay que prestar una especial atención a:

Políticas empresariales.
Procedimientos aplicables.
Datos históricos sobre proyectos anteriores.

2. Establecimiento del alcance de proyecto: partiendo de la puesta en práctica de técnicas de análisis de producto, identificación de alternativas y evaluación de su viabilidad. En este paso es necesario:

Seleccionar los factores estratégicos más relevantes para el proyecto.
Priorizar y cuantificar las necesidades.
Tener en cuenta las expectativas de los grupos de interés.

3. Estructura de desglose de trabajo: consiste en identificar las distintas etapas en que puede dividirse el proyecto, con sus entregables, atendiendo a sus actividades y tareas. En este proceso es fundamental:

Descomponer el proyecto en las unidades más pequeñas posibles, que equivaldrían a paquetes de trabajo.
Aplicar la planificación gradual en los casos en los que no sea posible ejecutar el desglose a priori.
No excederse en la división, deteniéndola en el preciso momento de alcanzar el volumen que garantice unas condiciones de gestión y control óptimas, ya que ir más allá puede causar el efecto contrario al deseado y conducir a esfuerzos no productivos e ineficacia.

4. Verificación del alcance: tiene que establecer los métodos de calificación que conducirán a la aceptación formal de los entregables en cada caso. En la planificación de este proceso hay que tener en cuenta que:

Su orden de ejecución en el ciclo de vida del proyecto es posterior al control de calidad.
En la práctica, puede gestionarse de forma simultánea, pero nunca con anterioridad a aquél.
Los ajustes que se considere necesario practicar, en cada caso, habrán de someterse a un control antes de validarse para su aplicación.

5. Monitorización y control del alcance de proyecto: ha de prever la periodicidad y formato de los informes, responsables de llevarlo a cabo, herramientas y recursos disponibles y obligaciones de reporting. Es el momento también de definir los indicadores clave de gestión que ayudarán a medir el desmpeñoPara lograr resultados óptimos, no se puede olvidar:

Elaborar procedimientos formales que aumenten la objetividad y precisión de la monitorización.
Establecer la documentación, métodos de seguimiento y niveles de aprobación necesarios para autorizar cada modificación que se considere necesario aplicar.
Prever que será necesario tomar nuevas métricas inmediatamente después de realizar cada cambio que se haya aprobado, para comprobar la efectividad del ajuste.

Durante la planificación que implica la gestión del alcance de proyecto, es necesario tener en cuenta que:

Estos procesos no están aislados sino que se interrelacionan entre sí.
Su aparición tiene lugar al menos una vez por proyecto, aunque, dependiendo del enfoque de la gestión es posible encontrar proyectos en que se lleven a cabo en cada una de sus etapas.
La coordinación de cada proceso es fundamental, tanto por su relevancia y complejidad, como por el número e individuos que involucran.