Cómo conseguir un control del alcance efectivo

El control del alcance efectivo de un plan de negocio es una tarea esencial en el trabajo de un director de proyectos. La cuestión más básica del desarrollo de este aspecto es la distinción que hay que hacer entre el alcance del producto y el del proyecto.

Mientras que el alcance del producto define las características y las funciones que determinan un servicio o producto, el alcance del proyecto establece cuál es el trabajo previo necesario para tener a disposición del cliente el producto con las características y funciones que te piden.

La gestión del alcance determina:

• El compromiso claro con las tareas para conseguir los objetivos del proyecto.
• Cómo controlar que todo el trabajo se ha realizado.
• Que no se realizan tareas que el proyecto no comprende.
• Cómo voy a cerciorarme de que el proyecto se ha realizado tal y como te pedía el cliente.    

Plan de alcance, cómo estructurarlo

• Comienzo del proyecto o entrada:
  • Factores ambientales de la empresa. Hay que partir del análisis de la cultura, las herramientas y la infraestructura de la empresa. Analizar de qué recursos humanos dispone y cuáles son las políticas de personal. Igualmente habrá que estudiar las condiciones de mercado.
  • Activos de los procesos de la organización. Poner en relación las políticas y los procedimientos de la organización sobre planificación y gestión del alcance y revisar proyectos anteriores para valorar las lecciones aprendidas.
  • Acta de constitución del proyecto o Project charter. Donde se establecen los requisitos para satisfacer las expectativas, las necesidades del negocio y la descripción del proyecto con los requisitos del producto. Tienes que plantear la finalidad del proyecto, establecer quién lo va a gestionar y el nivel de autoridad. Definir el cronograma de hitos y las influencias de los interesados o stakeholders. Dentro del acta del proyecto habrá que valorar las posibilidades y las restricciones que muestra la organización, justificar la oportunidad de negocio para la realización del proyecto y mostrar un resumen del presupuesto.
  • Enunciado del alcance o Scope statement preliminar. En este punto tendrás que enumerar los objetivos del proyecto y del producto, los requisitos y características del producto y sus criterios de aceptación. En cuanto al proyecto, en este apartado se definen las asunciones, las restricciones y sus límites. Además de los requisitos y entregables y la organización inicial del proyecto. Esto se traduce en establecer riesgos, cronograma de hitos, desglose inicial del trabajo (EDT, Estructura detallada de trabajo) y estimación de costos.
  • Plan de gestión de proyecto. Debes incluir dentro planes de gestión del alcance, cronograma, gestión de costos, calidad, personal, comunicaciones, riesgos y adquisiciones, así como un plan de mejoras del proceso.
• Herramientas o técnicas. Se utiliza el juicio del experto o de los expertos y el control a través de plantillas, formatos y estándares.
• Plan de gestión de alcance o salida del proyecto. La guía a seguir en el desarrollo del proyecto. Incluye la definición del mismo, su documentación, verificación y gestión, así como el control del alcance del proyecto. De aquí podrá obtenerse el enunciado definitivo del alcance, el proceso para crear la estructura detallada de trabajo, otro para la verificación y aceptación de los entregables y otro para controlar y procesar los cambios de alcance.