Los 7 pasos para la definición del alcance del proyecto social

Como sucede en cualquier otro tipo de iniciativa, el alcance del proyecto social es un elemento esencial que se utiliza, por una parte, como una confirmación por escrito de los resultados que se espera producir y, por otra, como una declaración de las limitaciones y supuestos bajo los que se desarrollarán los trabajos. La definición del alcance de proyecto debe ser producto del acuerdo del equipo del proyecto y sus patrocinadores, un consenso que se debe alcanzar antes de que dé comienzo la fase de ejecución.

Qué debe incluir la definición de alcance del proyecto social

La información con la que se documente cada fase del proyecto debe ser sólida y consistente, estar exenta de subjetividades y buscar la transparencia. La definición de alcance del proyecto social es un elemento nuclear en la etapa de preparación de la iniciativa y en ella se deben recoger los siguientes datos:

1. Justificación: basta con una breve declaración (que se completa con la recogida de forma posterior en la carta de proyecto)  en relación con las motivaciones que impulsan la causa.
2. Descripción del alcance de los entregables: se trata de exponer las características de los resultados esperados del proyecto, ya se trate de servicios (programa de alfabetización de una comunidad rural) o productos (construcción de una escuela).
3. Criterios de aceptación: en este apartado del alcance del proyecto social se incluyen las condiciones que se deben cumplir antes de considerar que los productos o servicios están listos para ser entregados y el proyecto considerarse finalizado.
4. Entregables: en este apartado se concretan los objetivos específicos del proyecto en relación con los productos o servicios que producirá.
5. Exclusiones del proyecto: es muy importante no olvidarse de este punto en la definición de alcance del proyecto. No hay que inducir a error y, por eso, es preciso incluir una declaración donde se recojan los resultados que el proyecto no va a lograr o producir.
6. Restricciones: todo proyecto tiene limitaciones que restringen su alcance, conteniendo las posibilidades de lograr determinadas metas, ya sea por motivos económicos, de organización del trabajo, sociales o temporales. Estos límites deben ser conocidos por el Project Manager y expresados en esta declaración.
7. Supuestos: el Director de una iniciativa social, en la definición de alcance del proyecto social necesita exponer cómo va a hacer frente a la incertidumbre en la preparación de proyecto, su planificación y programación posterior y, por supuesto, durante la fase de ejecución de los trabajos.

Estos siete puntos confirman que la definición de alcance del proyecto social no se limita a definir su ámbito de aplicación, sino que también recoge importantes detalles acerca de objetivos, hitos y resultados, que se mezclan con información, en mayor o menor nivel de detalle sobre los equipos participantes, fechas de inicio y finalización y recursos necesarios. Para aumentar la consistencia de esta declaración, también pueden incluirse en ella juicios de expertos, análisis de los interesados y análisis de productos, siempre que no se confunda la definición de alcance con la carta del proyecto, que tiene un carácter formal y es vinculante, al proporcionar la autorización para dar inicio a la iniciativa.