La negociación, habilidad esencial para el Project Manager
El Project Manager o jefe de proyectos, es una de las figuras esenciales para que los proyectos empresariales lleguen a buen fin. Este profesional asume una serie de funciones clave entre las que se encuentra desarrollar el plan del proyecto y las estrategias para llevarlo a cabo, coordinar al equipo de trabajo, tratar con clientes y proveedores, gestionar los riesgos o evaluar de manera continua el proyecto con el fin de velar por su eficaz desarrollo. Para poder desempeñar todas las funciones que tiene asignada el gestor de proyectos, es necesario que a lo largo de su carrera profesional desarrolle ciertas habilidades. Y es que, además de los conocimientos técnicos, esenciales para poder gestionar un proyecto de manera eficaz, el Project Manager necesita potenciar su habilidad para la organización, su capacidad de liderazgo, sus destrezas comunicativas y sus competencias para la negociación.
La habilidad de negociar, ¿en qué consiste?
Una de las funciones que tiene encomendada el gestor de proyectos, es la de tratar con los stakeholders, es decir, con todas las figuras interesadas en el proyecto y que, de una u otra forman, pueden influir en su correcto desarrollo. Dentro de este grupo se encuentran, además de los clientes, los socios, patrocinadores, inversores, proveedores e incluso los propios trabajadores y directores de la empresa. La lista de grupos puede verse incrementada en función del tipo de proyectos. En ocasiones, sindicatos, asociaciones o incluso el propio gobierno pueden convertirse en stakehorlders de un proyecto. Mediar con todos estos tipos de grupos no es fácil. Cada uno de ellos tiene una serie de características concretas que el gestor debe conocer para llegar a acuerdos con cada uno de ellos y alcanzar los objetivos planificados. Una ineficaz negociación puede ser la causa del fracaso del proyecto. Negociar es sinónimo de escuchar, de conversar, de proponer soluciones al conflicto de intereses y de pactar. Una negociación eficaz debe ofrecer opciones para que las dos partes interesadas salgan ganando. He ahí la dificultad de negociar. El Project Manager debe ser, por tanto, un negociador versátil, capaz de adaptarse a cualquier situación y con habilidades esenciales para hacer frente a las diversas situaciones a las que se deberá enfrentar.
Habilidades esenciales para negociar con eficacia
La capacidad de negociar depende de otras muchas habilidades que el director de proyectos deberá desarrollar y mejorar a lo largo de su carrera profesional. Algunas de estas habilidades son:
- Capacidad de escucha activa: como hemos dicho, negociar es sinónimo de escuchar. Y es que para poder llegar a acuerdos el gestor de proyectos debe conocer las necesidades que tienen sus stakeholders. Un buen negociador se interesa por descubrir las necesidades e intereses de los demás para poder ofrecer soluciones eficientes.
- Capacidad de comunicación. No basta sólo con saber escuchar, también es importante saber comunicar lo que se quiere decir. El tono de voz, el vocabulario utilizado o los gestos y posturas empleados durante el proceso de comunicación influyen en el éxito o fracaso de la negociación. De poco sirve decir que se trabajará para buscar soluciones si tu cuerpo expresa indiferencia ante el conflicto.
- Empatía. Es una habilidad esencial para cualquier gestor que deba trabajar o mediar con personas. La capacidad de ponerse en el lugar del otro, de identificar sus emociones y reconocer sus sentimientos hace que las negociaciones sean más amistosas y relajadas y se llegue a acuerdos más favorables para ambas partes.
- Capacidad de análisis. Es clave para encontrar soluciones al conflicto y llegar a acuerdos. El jefe de proyectos debe ser capaz de analizar la situación, de identificar los posibles problemas para plantear las soluciones más prácticas.
- Capacidad para la toma de decisiones y la resolución de conflictos. Todo negociador debe tener la determinación suficiente para tomar una decisión final y concluir con el proceso. Las negociaciones no pueden extenderse mucho en el tiempo, pues cuanto más se alargue el proceso mayor será el riesgo de que fracase el proyecto.