Stakeholders, ¿de qué forma influyen tu gestión de proyecto?
La gestión de los interesados (stakeholders) es un aspecto fundamental que hay que tener en cuenta cuando se gestiona un proyecto. En la fase de inicio del mismo hay que establecer tanto el registro como la estrategia para la administración de estos interesados, para tener muy claras cuáles son sus expectativas.
¿Qué son los stakeholders de un proyecto?
Esta condición la puede tener cualquier persona física o jurídica que se vea afectada por las acciones de organización que se llevan a cabo dentro de un determinado proyecto.
De cara a su administración hay que tener en cuenta:
- Los stakeholders pueden ser impactados positiva o negativamente al finalizar el proyecto.
- Pueden ganar o perder si el proyecto tiene éxito o fracaso.
- Los diferentes niveles de autoridad de los stakeholders afectarán a la forma en la que ejercen influencia sobre el proyecto y sus entregables.
Al identificar a los interesados lo que estamos haciendo es gestionar la mejor forma de comunicación con los mismos, a fin de comprender sus necesidades, intereses y expectativas en relación con el proyecto. Porque buscamos que no surjan conflictos que puedan retrasar el fin de dicho proyecto.
Identificación de los stakeholders
Lo primero que hay que hacer es agruparlos:
- Stakeholders primarios: son las personas que resultan indispensables para el buen funcionamiento de la organización y tienen una relación económica directa con ella. Por ejemplo, los socios, los accionistas y los clientes.
- Stakeholders secundarios: son personas físicas o jurídicas que no forman parte de la empresa pero que se pueden ver afectadas por sus resultados. Por ejemplo, la competencia.
- De intereses directos o niveles internos: directivos, socios, empleados, clientes y proveedores.
- De intereses indirectos o niveles externos: asociaciones de defensa de los consumidores y usuarios, grupos ecologistas, medios de comunicación, competidores, la Administración Pública y la sociedad en general.
Para la identificación de las personas y organizaciones que serán impactadas positiva o negativamente al finalizar el proyecto, y para documentar a posteriori la información necesaria para conocer sus intereses y la participación e impacto en el éxito del mismo, se utilizan dos estrategias:
- En el acta constitutiva del proyecto se debe recoger una lista de clientes, patrocinadores, ejecutivos, equipos o entidades externas, etc. Es conveniente reunirse con los stakeholders identificados para descubrir si hay alguno al que no se le haya incluido.
- Si el proyecto comprende una actividad de aprovisionamiento o se basa en un contrato previo, hay que utilizar los documentos de adquisición para localizar a los stakeholders clave.
Una vez identificados y analizados los stakeholders, hay que empezar a ofrecer soluciones. Estableciendo los límites del proyecto y fijando estrategias para la detección de riesgos en el futuro.
¿Qué necesitas saber sobre los interesados?
Para identificar a los interesados y manejar correctamente las relaciones con ellos será necesario recoger la siguiente información:
- Quienes son. Con nombre, información relevante y posición en su organización.
- Qué ganan los stakeholders con el éxito o fracaso del proyecto. Establecer sus necesidades, su influencia y su expectativa principal.
- Qué esperan del administrador del proyecto. Para esto es bueno mantener reuniones cara a cara.
- Qué se espera de ellos.
- Cuáles son los aspectos sobre los que desean vigilancia. El stakeholder quiere conocer cómo van las cosas y revisar costos, calendarios, calidades, etc.
Estrategia de administración de los interesados
El siguiente paso es diseñar la estrategia de administración de los interesados. En ella se define el enfoque para conseguir obtener el apoyo y reducir los impactos negativos en los stakeholders. Tanto el registro como la estrategia de administración de los interesados son aspectos esenciales del plan de comunicación del proyecto y del manejo de las expectativas.
A medida que avanza el proyecto, los interesados en el mismo pueden variar, incluso puede cambiar la forma en la que les afecta. Por eso, la planificación de la gestión de los stakeholders debe ser un proceso iterativo que se revise y ajuste con periodicidad.
