Habilidades comunicativas para cualquier Project Manager

Las habilidades comunicativas son aquellas que se relacionan con la toma de decisiones y la transmisión de mensajes eficaces. A través de ellas nos relacionamos, entablamos vínculos y creamos conexiones en uno u otro sentido. 

Cuando se trata de gestionar proyectos de empresa, especialmente si tienen un nivel de complejidad alto, los mensajes deben caracterizarse por la eficacia, la coherencia y el sentido de la oportunidad. Una mala decisión puede echar al traste toda la cadena de acciones que le han precedido y, con ella, el proyecto entero. Comunicar bien es la clave para cualquier gestión. Para que esto sea así, cada proyecto debe definir sus propios canales de difusión, los recursos, los emisores y receptores de la información y los objetivos generales.

El Project Manager y la comunicación eficaz

En ocasiones anteriores hemos hablado de las habilidades genéricas que debe desarrollar un Project Manager para obtener buenos resultados. Ahora nos centraremos en aquellas que se relacionan con la comunicación. Tanto si el Project Manager ha decidido aplicar modelos de gestión ágiles como si no, lo importante es difundir mensajes que tengan el alcance, la accesibilidad y los efectos para los que han sido creados. En última instancia, la comunicación eficaz es la que cumple con los objetivos que se ha trazado al inicio del proceso. Haciendo la salvedad de que cada proyecto requiere de habilidades concretas en esta materia, una lista de habilidades básicas para cualquier Project Manager podría incluir elementos como los que mencionamos ahora:

• Dirección u objetivo:

Cada mensaje debe tener un objetivo. El Project Manager, en su calidad de emisor, tiene que saber cuál es el destinatario del acto comunicativo y los efectos que con éste se propone alcanzar. Los mensajes lanzados sin un destino definido tienden a la dispersión y caen el lo que se denomina «área de pérdida».

• Sentido de equipo:

Por supuesto, un proyecto no es tal si no se entiende como la acción conjunta de un grupo de colaboradores. El Project Manager debe fomentar en todo momento esta condición y transmitir mensajes de interés general.

• Iniciativa:

Un Project Manager no puede esperar a que otros ejecuten las labores relacionadas con la comunicación del proyecto. La iniciativa se refleja en la toma de decisiones y esta última, a su vez, es la materia prima de la información transmitida. ¿Qué mejor para la gestión comunicativa que asumir el liderazgo en este asunto?

• Lenguaje oportuno:

El lenguaje que se emplee también condiciona el desempeño del proyecto. No todas las fases necesitan el mismo tipo de liderazgo y, por tanto, el lenguaje tiene que ser adaptado. No es lo mismo dirigir una fase de reconocimiento que otra atravesada por algún tipo de crisis. El tono y los mensajes serán distintos.

• Credibilidad:

Pero para que el acto comunicativo sea realmente eficaz, el Project Manager debe transmitir credibilidad ante su grupo de colaboradores. Si no es así, dará lugar a las especulaciones, las dudas y los rumores.

• Responsabilidad:

Además, el Project Manager debe hacerse responsable de las informaciones que se gesten en el interior del proyecto. Para ello, conviene centralizarlas a través de canales y recursos que eviten la dispersión, la confusión y el ruido.

• Brevedad y concisión:

Toda comunicación debe ser breve, concisa y directa. La redundancia es uno de los peores enemigos de un gestor de proyectos. Y cuando hablamos de proyectos a corto plazo, es decir, aquellos que se centran en los resultados, esto resulta aún más importante en aras de evitar los retrasos en los plazos y las tareas.